Co všechno zvládne jednoduchý CRM systém a jak ho poznat

Z praxe víme, že o CRM panují podobné předsudky jako o většině IT systému. Firmy si pod nimi představují složité nástroje plné nepřehledných tabulek, které se budou měsíce učit ovládat. Pravdou je, že CRM by mělo být přesně opačné. Aby (nejen) obchodníkům zefektivnilo práci, musí být přehledné, intuitivní a jednoduché. V článku vám ukážeme, jak jednoduché CRM poznáte.

Co je vlastně jednoduché CRM a komu se hodí

V žádné moudré knize neexistuje definice jednoduchého CRM. Z naší zkušenosti si ale většina firem pod jednoduchým CRM představuje řešení, které je:

• levné,
• cloudové,
• uživatelé se v něm rychle zorientují
• a obsahuje všechny nezbytné funkce pro zefektivnění obchodu.

Občas se setkáme s názorem, že jednoduché CRM je hlavně pro menší firmy. V praxi to tak není. Jednoduché CRM je pro ně sice ideální, ale stále častěji po něm sahají i velké firmy a nadnárodní společnosti.

Výhodou jednoduchého CRM je totiž jeho efektivita –⁠ lze rychle implementovat, zaměstnanci se v něm naučí rychle pracovat a jejich pozornost neodvádí nepotřebné funkce

Takže jednoduché CRM ocení hlavně:

• malé a střední firmy,
• velké firmy, které nepotřebují funkce na míru, 
• velké firmy, které se chtějí vyhnout robustnímu řešení s dlouhou implementací a vysokými počátečními náklady.

Naopak jednoduché CRM není vhodné pro firmy ze specifických oborů, které vyžadují pokročilé funkce a úpravu systému na míru.

Jak poznáte jednoduché CRM

Když hledáte jednoduché CRM pro svou firmu, poznáte ho především podle následujících 6 vlastností:

1. Jednoduchá implementace

Některé firemní nástroje vám kvůli implementaci na pár dní pozastaví práci nebo ji zpomalí. U CRM by to tak být nemělo. Jednoduché cloudové CRM rozjedete za pár minut a úvodní import i nastavení vyřídíte za odpoledne.

Při implementaci CRM vás čeká:

• Registrace – U cloudového CRM nic neinstalujete. Jen se zaregistrujete a do CRM přistupujete z webového prohlížeče.
• Nastavení – Pro začátek upravíte třeba práva uživatelů, nastavíte svůj obchodní proces nebo vyplníte údaje o firmě.
• Import dat – Nahrajete si do CRM kontakty na klienty, leady nebo obchodní případy. V našem RAYNET CRM vám to usnadní importní šablony. Rychle ale zvládnete i ruční vkládání kontaktů, protože CRM za vás většinu údajů stáhne z rejstříku firem.
• Přidání kolegů – Jako administrátor přidáte do CRM všechny kolegy, kteří v něm budou pracovat.
• Zorientování se – Pro ovládnutí jednoduchého CRM obvykle nepotřebujete školení, stačí vám jen zkouknout pár video tutoriálů od dodavatele.

Vše zmíněné zvládnete za pár hodin a případné další úpravy nastavení vyřídíte za ostrého chodu.

2. Automatizace a zjednodušení procesů

V RAYNETu rádi říkáme, že CRM je tu od toho, aby obchodníci trávili méně času papírováním a více času schůzkami s klienty. Každé jednoduché CRM proto obsahuje funkce, díky kterým pravidelné procesy automatizuje nebo alespoň zrychlí. 

Nejčastěji jsou to činnosti jako:

• Tvorba dokumentů – U zakázky vytvoříte nabídku, objednávku nebo kalkulaci na jedno kliknutí. Všechna data se do dokumentu stáhnou z údajů v CRM.
• Evidování všeho – Událost do kalendáře zadáte přímo z klienta, při vytváření zakázky se vám předvyplní údaje nebo se vám e-maily od klientů automaticky stáhnou a přiřadí do adresáře. A to je jen pár příkladů, jak CRM zefektivňuje evidování údajů.
• Tvorba reportů – Reporty si na pár kliknutí zobrazíte v přehledných grafech.
• Podepisování smluv – Přímo v CRM podepíšete s klientem smlouvy elektronicky a s veškerou legislativní platností. Tohle ještě není úplně standard, ale třeba naše RAYNET CRM to zmákne.
• Fakturace – Po propojení s vaším fakturačním nástrojem vystavíte faktury přímo z CRM.

Kouzlo jednoduchého CRM spočívá v tom, že všechny tyto vychytávky obsahuje, aniž by vás zahlcovalo složitým rozhraním s milionem možností. Není to ERP systém. Událost v kalendáři vytvoříte z adresáře a obchodní případ, který vzešel ze schůzky, rovnou z kalendáře. Jeden krok plynule navazuje na druhý.

Obchodní nástěnka v RAYNET CRM

3. Přehledné vizualizace

Jednoduché CRM poznáte mimo jiné podle toho, že vám data naservíruje v té nejstravitelnější podobě. Obchodní výsledky si zobrazíte v barevných koláčových grafech a pomocí filtrů je v reálném čase upravíte podle svých potřeb. 

Nejlépe ale přehlednost CRM otestujete na funkci Pipeline (prodejní trychtýř). Uvidíte v ní:

• kolik zakázek se nachází ve které fázi prodejního procesu
• a jaký z nich plyne potenciální zisk.

Obchodní pipeline v RAYNET CRM

Z Pipeline zjistíte například, kolik potenciálních klientů je aktuálně ve fázi leadu, kolik má za sebou první obchodní schůzku nebo u kolika čekáte na podpis smlouvy. Snadněji tak odhadnete zisky, které můžete v nejbližší době očekávat, a víte, co musíte udělat, abyste jednotlivé zakázky posunuli do další fáze.

Takže než CRM pořídíte, vyzkoušejte si v trial verzi, jak přehledně zobrazuje data. Další tipy najdete v našem článku s radami, jak vybrat nejlepší CRM.

4. Jednoduché, ale vyladěné funkce

Jednoduché CRM dokáže v nakopnutí byznysu zázraky jen s pár hlavními funkcemi. Třeba v našem RAYNETu je to:

• adresář,
• evidence obchodních případů
• a obchodní kalendář.

Obchodní zefektivní svou práci tím, že:

• V adresáři evidují leady, klienty a vše, co s nimi máte za sebou, od e-mailů přes dokumenty a objednávky až po zápisy ze schůzek.
• V evidenci obchodních případů sledují rozjednané zakázky a firma ví, kdo na které zakázce pracuje, kolik z ní může být peněz i v jakém je stavu a jak ji posunout dál. Jednoduše zde také vytváří reporty a dokumenty pro klienty.
• A díky kalendáři si udrží čistou hlavu. Přímo z události se prokliknou do historie zakázky, do informací o přítomných lidech od klienta nebo rovnou naplánují follow-upy.

Pokud tedy hledáte jednoduché CRM, poohlédněte se po takovém, které má funkcí pár, zato perfektně vyladěných pro zefektivnění práce obchodníka.

5. Intuitivní mobilní appka

CRM s mobilní aplikací je dnes už nutný základ. Když cestujete po schůzkách, nechcete neustále otevírat laptop. 

Appka by měla být stejně jednoduchá a uživatelsky přívětivá jako samotné CRM. A k tomu mít funkce určené do terénu jako:

• možnost telefonovat a psát SMS přímo z adresáře,
• notifikace deadlinů,
• navigaci pro cestování,
• nahrávání fotek (např. flipchartů ze schůzek)
• a diktafon na poznámky.

6. Integrace s dalšími nástroji

Jednoduché CRM si za pár minut propojíte se všemi kancelářskými nástroji, které pro obchod využíváte.

Nejčastěji si firmy CRM propojují s:

• nástrojem na projektové řízení,
• účetním nebo fakturačním systémem,
• firemním kalendářem,
• e-shopem
• nebo e-mailovým nástrojem.

Integrace by neměla vyžadovat asistenci ajťáka a měl by ji zvládnout každý. Typicky probíhá tak, že si v nastavení jednoho nástroje vygenerujete API klíč a vložíte ho do nastavení toho druhého.

Napojení na nástroje vám v CRM otevře nové možnosti a zbavíte se  nadbytečného překlikávání a vzájemného přepisování informací. Například:

• faktury vytvoříte a odešlete z CRM a nemusíte otevírat fakturační aplikaci,
• objednávky z e-shopu se vám automaticky stáhnou do CRM
• a u každého klienta uvidíte výsledky kampaní, aniž byste museli otevřít e-mailový nástroj.

Vyzkoušejte si jednoduché CRM na vlastní kůži

Zda je pro vás CRM dostatečně jednoduché, nejlépe zjistíte, když si ho sami otestujete. Většina CRM nabízí zdarma zkušební verzi, kterou si můžete důkladně prozkoušet. Zkuste třeba naše RAYNET CRM, které splňuje vše zmíněné v tomto článku a oblíbily si ho malé firmy i velké firmy.

Vyzkoušet CRM