6 tipů, jak vybrat nejlepší CRM pro vaši firmu

Nejlepší CRM systém

CRM obecně usnadňuje práci při oslovování leadů, uzavírání nových obchodů a budování vztahů s klienty. Obchodníky zbavuje administrativy a manažerům dává přehled nad zakázkami a obchodními výsledky. Nejlepší CRM je to, které nejlépe odpovídá vašim potřebám a plní vaše očekávání. Proto si před dotazem, jak vybrat nejlepší CRM, položte raději otázku, s čím mi má CRM pomoct?

1. Zmapujte procesy, které má CRM systém usnadnit

Aby mohl CRM systém vaše obchodní procesy zlepšit a zefektivnit, musíte nejdřív sami vědět, jak je máte nastavené. Projděte si klíčové procesy v prodeji, ale i marketingu nebo zákaznickém servisu. Udělejte si přehled o tom, co funguje a na čem by se dalo zapracovat.

Pomůžou vám následující otázky:

• Jak procesy vypadají a jaké mají kroky?
  
  
• Daly by se některé dělat efektivněji? Jsou zbytečně zdlouhavé, děláte je stále dokola?
  
  
• Jaké problémy máte a potřebujete je vyřešit? Zaměřte se na to, jestli se vám daří oslovování nových leadů, domlouvání schůzek, uzavírání nových obchodů a udržování si zákazníků?
  
  
• Jak si představujete, že by procesy měly fungovat a jak je CRM vylepší? Jak vám má CRM pomoct a čeho s ním dosáhnete?
  
  

Na všechny otázky si poctivě odpovězte, zjistěte také názory od obchodníků a dalších kolegů, kterých se procesy a zavedení CRM týkají. Abyste vybrali nejlepší CRM software pro celou firmu, zvažte například, zda CRM podpoří procesy všech týmů, které s ním budou pracovat.

Při výběru vám také výrazně pomůže, pokud si stručně nadefinujete cíle, kterých chcete pomocí CRM dosáhnout, například:

• získání více nových klientů,
• zpřehlednění obchodních dat,
• zvýšení konverzi,
• zjednodušení a digitalizování práce obchodníků
• nebo lepší zacílení marketingových kampaní.

2. Ujasněte si požadavky na technické řešení

Máte dvě možnosti, jak může CRM ve vaší firmě fungovat:

CRM software můžete mít nainstalovaný na svém vlastním serveru. K tomu potřebujete kromě serveru třeba také dostatečně velké úložiště dat, zabezpečení a zkušené IT pracovníky. Tato varianta se nejčastěji týká velkých firem, které mají CRM jako součást svého ERP systému.

Druhou a častější možností je CRM v cloudu, které běží na serverech poskytovatele. U něj jsou bezpečně uložená i všechna data. K CRM máte přístup přes internet odkudkoliv – i mimo kancelář, z notebooku, tabletu či mobilu. Platíte měsíční poplatky a případně další náklady na upgrade či doplnění funkcionalit. O údržbu systému se stará poskytovatel, takže to máte bez starostí.

3. Rozmyslete si požadované funkce

Většina CRM systémů v základu nabízí to stejné. Správu kontaktů, udržování přehledu o leadech a o tom, v jaké fázi obchodního procesu se u kterého obchodního případu zrovna nacházíte, najdete v každém CRM. Pokud vám to stačí, nemusíte sáhodlouze porovnávat další doplňkové funkce, které ani nevyužijete.

Zaměřte se spíš na nedostatky, kterými vaše procesy trpí a které jste odhalili v prvním kroku. Ptejte se, zda vám funkce daného CRM systému pomohou tyto problémy vyřešit, jak podpoří vaše klíčové procesy a zda se vám s CRM bude dobře pracovat. Dohledejte si tyto informace na webu CRM, ale zároveň se na ně zeptejte i jejich obchodníka.

Promyslete si také, které nástroje už používáte a potřebujete je do CRM integrovat. Obvykle se CRM systémy propojují s účetními a fakturačními systémy, mailingovými nástroji, kalendáři, e-shopy a skladovými softwary nebo nástroji pro řízení projektů.

4. Proklepněte si zákaznickou podporu a vše si vyzkoušejte

Důležitým kritériem pro výběr CRM je i zákaznická podpora, kterou poskytovatel CRM nabízí. Promyslete si, jestli potřebujete proškolení zaměstnanců, seminář nebo byste ocenili videonávody. A samozřejmě si ověřte, že je dodavatel nabízí.

Kvalitní CRM poznáte také podle jednoduchého rozhraní, ve kterém se obchodnický tým rychle zorientuje. Proto si stáhněte demoverzi a vyzkoušejte si práci v CRM nanečisto. Ověřte si například přehlednost kalendáře nebo rychlost vytvoření nového klienta v adresáři.

Většina CRM nabízí zkušební verzi zdarma se všemi funkcemi a je omezená pouze dobou využívání. Například naše Raynet CRM můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma a bez závazků.

5. Zvažte, jaký máte na CRM rozpočet

Po projití předchozích bodů už nejspíš máte jasnější představu, co od CRM systému očekáváte. Zbývá výběr odpovídajícího řešení a také poslední, i když neméně důležitá otázka financí.

Myslete na to, že cena CRM se odvíjí jak od funkcí, tak i třeba od toho, kolik lidí bude systém využívat nebo kolik dat v něm budete mít uloženo. Znovu se můžete vracet k tomu, které funkce opravdu potřebujete, využijete a zefektivní vaše obchodní procesy. Stejně tak zvažte, že bude CRM skutečně užitečné pro všechny kolegy. Zejména cloudová CRM jsou nejčastěji účtovaná podle počtu uživatelů (licencí).

U každého potenciálního kandidáta na vaše budoucí CRM také zkontrolujte, zda neobsahuje skryté poplatky. Nejčastěji jsou to:

• zpoplatněné funkce – některá CRM si nechávají účtovat extra za specifické funkce,
  
  
• datové limity – například omezený počet dokladů nebo kontaktů,
  
  
• poplatky za integrace s dalšími nástroji,
  
  
• poplatky za import dat – například pokud přecházíte z jiného systému,
  
  
• příplatky za lepší zákaznickou podporu.

6. Prohlédněte si oborové reference

Jakmile budete mít vytipovaných více dodavatelů, prohlédněte si jejich reference. Hledejte mezi nimi firmy, které jsou z podobného oboru a podobné velikosti jako vy. Nejspíš mají podobné potřeby, a pokud jsou s CRM spokojené, je větší šance, že sedne i vám.

Dodavatelé CRM by také měli na webu jasně uvést, pro které obory je jejich nástroj nejvhodnější. Většinou mají na webu stránky s oborovými řešeními, kde konkrétně popisují přínosy nástroje pro realiťáky, finanční poradce, malé firmy a podobně. Vypadají například takto.