Tipy, jak vést obchodní porady,
které nejsou opruz

Nejčastější problémy obchodních meetingů

Nefunkční porady jsou palčivým problémem většiny firem napříč obory. Podle výzkumu společnosti Atlassian tráví 91 % dotázaných porady spíše ve vlastních myšlenkách, než aby věnovali pozornost tomu, co se na poradě děje. A 73 % se během porad dělá jinou práci.

Není se čemu divit, když je spousta porad nefunkčních. Vyznačují se například tímto:

• stereotypní agenda – mluví stále ten stejný řečník a na každé poradě se řeší to samé,

• pasivita – porady nevyžadují aktivní zapojení všech účastníků, kteří pak snadněji nevěnují pozornost,

• délka – příliš dlouhé porady jsou demotivující, vyčerpávající a okrádají obchodníky o čas,

• tlak na výsledky – obchodní zástupci cítí, že jediným účelem porad je tlačit je k uzavírání obchodů, nikoliv opravdová podpora a zájem o jejich problémy.
  
  

Zamyslete se, jestli vaše porady některým z těchto problémů netrpí. Pokud ano, snažte se problémy odstranit. Jako inspirace k vylepšení obchodních porad vám poslouží i následující tipy.

Agenda musí být jasná a jednoduchá

Ať už jde o pravidelný stand-up či velkou kvartální poradu, všichni účastníci musí přesně vědět, co se bude řešit. Všechny body musí být jednoduché a stručné na pochopení. Pokud obchodníky svoláte, aniž byste je seznámili s agendou, budou zmatení, otrávení a nedoberete se k výsledku.

Správně sestavená agenda jasně odpovídá na následující otázky:

• Kdo schůzku zahájí?

• Kdo bude mluvit a prezentovat?

• Které body či témata mají prioritu a musí zaznít?

• Bude možné pokládat otázky v průběhu, nebo až v závěru?

• Co si ze schůzky mají účastníci odnést? Případně k jaké akci je má schůzka vyzvat?
  
  

Agendu vždy pošlete všem účastníkům včas před schůzkou, a to platí i pro pravidelné porady. Účastníci budou mít jistotu, že je nepřekvapíte nečekaným tématem, a budou uvolněnější.

Začínejte a končete včas

U obchodníků je time management důležitější než u většiny jiných zaměstnání. Pokud jim budete plný kalendář narušovat posouváním či přetahováním schůzek, zaručeně je demotivujete a snížíte jejich produktivitu. Proto si pečlivě hlídejte, aby sales porada začala a skončila tak, jak je uvedeno v kalendáři.

Pokud si všímáte, že porady mají tendenci přetahovat naplánovaný čas, hledejte důvod. Zkuste třeba:

• zkrátit agendu pouze na nejdůležitější body

• nebo dát prostor na otázky a komentáře pouze v časově pevně vymezené části porady.

Dejte prostor výhrám

Když vaši obchodníci uzavřou důležité zakázky nebo dosáhnou významného milníku (třeba přesažení kvóty půl roku v kuse), věnujte tomu na poradě prostor. Uznání je jedním z nejlepších způsobů motivace, který navíc podporuje týmového ducha a rozvíjí firemní kulturu. Nikdo nechce pracovat v prostředí, kde se šéf neustále pitvá v prohrách a výhry bere jako samozřejmost.

Když na poradách chválíte, buďte konkrétní – neříkejte jen „dobrá práce“, ale vyzdvihněte konkrétní kroky, které obchodník podnikl. Pamatujte ale také na to, že každý může preferovat jiný způsob uznání – pokud například zjistíte, že některému obchodníkovi nevyhovuje veřejné chválení, pogratulujte mu v soukromí.

Zapojte všechny

Porady, na kterých se spí, jsou porady, kde jsou účastníci jen pasivními posluchači. Zkuste do porady vždy dostat činnost, která zapojí všechny zúčastněné. Například:

• Pokládání otázek – Aktivní naslouchání účastníků podpoříte tím, že v průběhu pokládáte otázky. Dejte si ale pozor, abyste nepůsobili dojmem učitelky na základní škole. Nesnažte se přítomné nachytat na otázky, na které neznají odpověď, ale udržujte pozitivní atmosféru.

• Práci ve skupině – Do delších porad můžete zařadit mini workshopy. Rozdělte tým do skupinek, nechte je řešit hypotetický problém. Poté zástupci skupinek výsledky odprezentují.

• Hraní rolí – Když se blíží důležitá schůzka s novým klientem, využijte poradu jako cvičiště. Nechte jednoho člena hrát obchodníka, druhého klienta a průběh fiktivní schůzky s týmem analyzujte.

Nezapomeňte na follow-upy

Obchodní porady nejsou Las Vegas, takže to, co se na nich stane, by na nich nemělo zůstat. Pokud během porady nakousnete důležitá témata nebo narazíte na problémy, je potřeba vyřešit následující kroky.

Po každé poradě proto členům týmu pošlete shrnutí a návrh dalších kroků přes e-mail nebo vaši interní komunikační platformu.

Připravte porady podle našeho checklistu

Abyste na nic nezapomněli, sepsali jsme vše do přehledného checklistu. Stačí si ho stáhnout zde a před každou poradou na něj mrkněte.

This checklist presents 'Ten commandments for meetings that are not a drag', offering 10 tips for more effective and productive meetings.