Databáze zákazníků: vše, co jako obchodník potřebujete vědět o klientech

Čím víc toho jako obchodník o klientech víte, tím lépe. Čím víc údajů ale schraňujete, tím složitější je udržet v nich pořádek. Vypracujte si databázi, do které nacpete první poslední o každém jednom zákazníkovi, ale přitom se v ní nic a nikdo neztratí. Nevíte jak na to? V článku vám to prozradíme.

Co je databáze zákazníků

Seznam všech zákazníků či leadů s informacemi, které o nich máte. V databázi můžete mít také historii komunikace s klientem nebo dokumenty, které jste si vyměnili.

Databáze zákazníků může mít podobu jednoduchého adresáře jmen a telefonních čísel nebo e-mailových adres. Ale může to také být propracovaný systém plný údajů od jména zákazníka přes jeho koníčky až po oblíbené víno. Zkrátka vše, co by se vám někdy mohlo hodit pro vzájemnou komunikaci.

Jaké informace o zákaznících evidovat

Čím víc informací o klientovi máte, tím samozřejmě lépe. Někde ale musíte začít. Ty nejdůležitější informace jsou:

• Kontaktní údaje – název firmy, sídlo nebo fakturační údaje, informace o kontaktních osobách, se kterými ve firmě komunikujete. RAYNET CRM vám zadávání těchto informací usnadní – stačí zadat IČ a zbytek si doplní z databáze ARES.
• Technické údaje související s nabízeným produktem – evidujte si vše, co potřebujete vědět, abyste klientovi nabídli vhodný produkt. Třeba velikost firmy, obor podnikání nebo to, jak mají nastavené vnitřní procesy.
• Historie komunikace s klientem – tedy co spolu řešíte, veškeré e-maily, poznámky z telefonátů nebo schůzek. Vždy budete vědět, co můžete nabídnout, co klienty v minulosti zajímalo, nebo co s nimi řešil kolega.
• Historie obchodu a dokumenty – pro plánování a vyhodnocování obchodu je dobré vědět, kolik jste toho klientovi prodali, které nabídky odmítl, co naopak kupuje nejvíc, nebo kolik peněz u vás běžně utratí za kvartál.
• Události – pravidelné cally nebo schůzky, abyste měli přehled, co se událo a co se blíží. V CRM si události propojíte s kalendářem, který vás na ně upozorní.

O důležitých údajích pro evidenci zákazníků jsme psali v samostatném článku.

Proč s databází zákazníků pracovat

Díky pečlivému zapisování všech dat budete mít vždy přehled, co se v obchodu a u klientů děje. Bez databáze klientů se zkrátka jako obchodník neobejdete, je to taková vaše externí paměť.

Pokud si vypracujete kvalitní databázi, která se vám bude dobře používat, dostanete navíc obchod pod ještě větší kontrolu. Protože:

• umíte lépe odhadnout, jak bude obchod vypadat v následujícím měsíci či roce,
• klientům nabízíte relevantní produkty,
• můžete si je snadno filtrovat či segmentovat – a nabídku poslat třeba jen těm, které jste za poslední rok neoslovili,
• připomenete si, co klient v minulosti zmínil a co by ho nyní mohlo zajímat,
• zákazníci díky tomu vnímají, že je dobře znáte a věnujete jim pozornost,
• cítí se u vás dobře a o to radši u vás nakupují nebo vás doporučují dál

Jak evidovat databázi zákazníků

Možnosti evidence údajů jsou různé. Menším firmám často stačí třeba jednoduché excelové tabulky. Nebo třeba jen seznam kontaktů na papíře.

Pokud ale máte klientů víc, evidujete o nich víc informací nebo rozšiřujete tým obchodníků, kteří s databází pracují, tabulky se stávají nepřehledné a budete muset sáhnout po sofistikovanějším nástroji.

Oblíbeným řešením je pak CRM, tedy systém pro řízení vztahů se zákazníky. Soustředí se do něj všechna data o zákaznících, se kterými se pak pohodlně pracuje dál.

Software databáze zákazníků

Do CRM snadno uložíte všechny informace o zákaznících a leadech. Systémy dnes často fungují na cloudu, takže se k údajům dostanete kdykoliv a odkudkoliv. Díky snadné filtraci si na pár kliknutí najdete ty klienty, které právě potřebujete – bez prohrabávání se kvanty dat.

CRM však není pouhý nástroj pro evidenci zákazníků. Umí toho víc:

• slouží jako kalendář a připomene vám naplánované schůzky, cally i úkoly – pro větší přehlednost je všechny propojí s konkrétními klienty,
• zaznamenává kompletní historii vztahu s klientem a usnadňuje zákaznickou péči, protože každý z kolegů ihned vidí, co se s klientem kdy řešilo a na co může navázat,
• umožňuje vyhodnocování a reportování – naklikejte si třeba, že chcete vidět kolik máte klientů v jaké fázi prodejního trychtýře a za chvilku máte hotový graf a přehledně zpracovaná čísla jako podklady na poradu nebo pro šéfa,
• uvolní vám ruce díky automatizaci rutinních úkolů, jako je třeba vyplňování údajů, odesílání e-mailů nebo tvorba nabídek a smluv – obchodníci pak mají čas na samotný obchod, aniž by trávili hodiny papírováním.

Evidence zákazníků v CRM

Usnadněte si obchod a přeneste si databázi klientů do našeho RAYNET CRM. Všechny zmíněné funkce a výhody v něm najdete – už během 30 dní, kdy si je můžete vyzkoušet zdarma a bez závazků.

Vyzkoušet CRM