GDPR: videonávod + tahák, jak na to

 
Pokud právě plánujete připravit svou firmu na GDPR, máme hned dvě dobré zprávy. Připravili jsme pro vás průvodní materiály (videonávod a tahák). A hlavně jsme vyvinuli rozšíření RAYNETu, které vám práci s osobními daty podstatně ulehčí.

GDPR TAHÁK

Pěkně po pořádku. Videonávod Jak na GDPR? je hned nahoře v tomto článku. Rozšiřující materiál - tahák - pak najdete zde.

PDF ke stažení

Zdroj: vlastni

 

GDPR je nejkomplexnější soubor obdobných norem na světě, který alespoň částečně ovlivní téměř každého zaměstnavatele i podnikatele, který uchovává data o svých klientech nebo zaměstnancích. Začne platit 25. května 2018 a za jeho porušení hrozí značné pokuty.

Jak RAYNET pomáhá řešit GDPR?

GDPR nám nezakazuje data evidovat, ale říká nám, že pokud už nějaká osobní data uchováváme, tak musíme zároveň evidovat, že k tomu máme zákonný a relevantní důvod. Těmto důvodům se říká právní tituly a je jich celkem 6 a vysvětlujeme je jak ve videu, tak v taháku.

Nu a RAYNET jsme rozšířili o nový zapínatelný modul GDPR, ve kterém můžete zmíněné právní tituly jednoduše přidělovat fyzickým osobám. GDPR modul aktivujete kliknutím v Nastavení -> Rozšíření. V dalším kroku už pak můžete právní tituly rovnou vytvářet.

 

Neprávničtinou řečeno, právní tituly znamenají důvody, proč zpracováváte osobní údaje. V RAYNETu najdete několik přednastavených titulů a klidně si můžete vytvořit svoje vlastní. V šabloně vidíte účel zpracování dat a jakých údajů se nastavení týká. 

Přiřazování právních titulů jednotlivým kontaktům

Čtyři písmenka G-D-P-R budete mít od května dennodenně na očích. Po zapnutí rozšíření najdete kartu GDPR v entitách:

  • klient fyzická osoba,
  • kontaktní osoba,
  • lead.

Na samotné kartě GDPR pak osobám přiřazujete konkrétní právní tituly. Mimo to zde uvidíte i kompletní přehled aktivních právních titulů a všechny (i neaktivní) tituly, které jsou pro daný záznam relevantní.

 

Hromadnou změnu (například u štítků) už v RAYNETu pravděpodobně znáte. A stejně funguje i funkce hromadné změny (přidání/odebrání) právních titulů. Nejprve je potřeba rozšířit seznamový pohled o sloupec GDPR (viz video v čase 8:20).

Seznamové pohledy a jejich export do .xlsx. Uvidíte jen základní popis uděleného souhlasu a k dalším informacím se dostanete až po rozkliknutí detailního pohledu. Pokud má záznam víc právních titulů, nebudou ve sloupci uvedeny všechny, ale zobrazí se až po najetí myší v pop-up okně. V .xlsx exportu najdete všechny souhlasy oddělené čárkou. 

Nové akce u každé entity

Podstatou GDPR je bezpečnější nakládání s osobními údaji. S tím si RAYNET poradil s elegancí rejnokům vlastní. U každého záznamu máte nově možnost tří nových akcí.

1. Anonymizace údajů

→ Zajistí to, že všechny osobní údaje záznamu budou trvale přejmenované tak, aby nebylo možné si je spojit s konkrétní osobou.

 

2. Export osobních údajů

→ Pokud si váš zaměstnanec nebo klient vyžádá výpis osobních informací, které o něm evidujete, díky této funkci je vyexportujete do .docx sestavy, která bude obsahovat maximum údajů a dá se uložit i do .pdf.

3. Export údajů pro přenos

→ Pokud u vás váš zaměstnanec končí a požádá o informace, které o něm evidujete za účelem přenosu k jinému zaměstnavateli, můžete všechna jeho osobní data vyexportovat do strojově čitelného formátu JSON.

Suma sumárum: odpovědi na 3 nejčastější dotazy

Když se vás někdo zeptá, jak GDRP řešíte vy, vytáhněte z rukávu následující rejnetí esa.

1. Jak RAYNET vyřeší GDPR?

Zapínatelným modulem GDPR, který plně pokryje:

  • povinnosti správce
  • a připraví vás na evidenci osobních údajů subjektů (klientů či zaměstnanců).

2. Co když se mě úřady zeptají, proč eviduji osobní údaje subjektů?

Právní tituly evidence – tedy důvody, proč evidujete osobní údaje – si vytvoříte v modulu. Ty základní vám předpřipravíme, ostatní si nastavíte sami.

Každý titul pak napříč systémem aplikujete na všechny záznamy. U každého záznamu právní titul uvidíte, přidělíte mu další nebo odeberete ten, který už neplatí. Tituly naráz upravíte pomocí funkce hromadná změna a v CRM podle nich vyhledáváte v rámci inteligentního vyhledávání.

3. Co když se mě úřady zeptají, jak plním práva subjektu?

Cílem GDPR je, aby byla práce s osobními údaji transparentnější. Proto nařízení uživatelům nadělilo arzenál nových práv. A všechny RAYNET pokrývá.

 

Pokud jste až do přečtení tohoto článku přemýšleli nad tím, jak GDPR vyřešíte, snad jsme vám pomohli. A pokud se chcete na cokoliv zeptat, pište nebo volejte na MaMaZu, rádi pomůžou.