Podepisujte s klienty dokumenty online pomocí RAYNETu

 
Konec byrokratického ping pongu spojeného s podepisováním smluv. Do RAYNETu připravujeme funkci, která změní život všem obchodníkům. Vy i vaši klienti podepíšete smlouvy v jednoduchém online prostředí a s veškerou právní závazností. Mrkněte, jak to funguje, a pojďte s námi funkci otestovat. Viz formulář níže. ⤵️

Na detailní kartě Klienta, Kontaktní osoby, Obchodního případu, Nabídky nebo Objednávky nově najdete záložku Online podepisování. V té kliknete na „Vybrat a podepsat dokument“ a ocitnete se v nové miniaplikaci na podepisování dokumentů.

Online podepisování
  1. V miniaplikaci vyberete dokument k podpisu z přílohy, vlastních šablon, vlastních polí nebo ho sami nahrajete z počítače. 
  2. Potom vyberete osoby, které mají dokument podepsat. U všech musí být uvedený e-mail a telefon – máte-li tyto údaje v adresáři, RAYNET je sám doplní.
  3. Případně můžete i vybrat, jak dlouho půjde dokument podepsat, kdy má přijít upomínka a kdo má dokument podepsat jako první.
  4. Následně dorazí e-mailem odkaz na dokument k podepsání.
  5. Jakmile obě strany dokument podepíší, dorazí všem podepisujícím odkaz na stažení podepsaného dokumentu.
  6. A je to! Podepsaný dokument naleznete i ve svém CRM.

Elektronicky podepsané dokumenty mají stejnou právní váhu a závaznost jako papírové dokumenty podepsané klasickou cestou. Právní úprava vztahující se k úpravě elektronického podpisu vychází z nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES („eIDAS“). Tato právní úprava byla adaptována v našem zákoně č. 297/2016 Sb.

Proces podpisu

Odkaz na podepsání dokumentu se vám automaticky odešle na e-mail s výzvou k podpisu. Kliknete na „Zobrazit dokument“ a krátce poté vám zavibruje telefon s PIN kódem pro otevření dokumentu. Právě díky kombinaci e-mailu a SMS ověřovacímu PINu (dvoufázové ověření) je elektronický podpis legislativně závazný. PIN vyplníte a otevře se vám dokument, který před podpisem můžete v klidu pročíst.

PIN kód

Pokud je dokument v pořádku, kliknete na „Podepsat“ a skrze QR kód pro podepsání mobilem nebo kurzorem myši podepíšete (nemusí to být nic krasopisného, stačí odškrábnout). Poté podpis přetáhnete do správné kolonky a kliknete na „Odeslat“. 

 

Následně se dokument automaticky odešle protistraně (pro kterou je postup stejný). Jakmile dokument také podepíše, přijde vám i protistraně odkaz ke stažení podepsaného dokumentu na e-mail. Stav podepisování můžete také průběžně sledovat v RAYNETu a najdete tam i finálně podepsaný dokument.

Stav podepisování

Podrobný návod k online podepisování si můžete přečíst na stránce zákaznické podpory. Ještě se sluší dodat, že platformu pro online podepisování jsme nevyvinuli my, ale firma YD IT Labs s.r.o.

Jak chráníme Vaše podepsané dokumenty?

Modul Online podepisování v RAYNETu zprostřekovává služba YDEAL.SIGN pod hlavičkou YD IT Labs s.r.o. Tato služba je pravidelně monitorována, zálohována, testována včetně penetračních testů a splňuje tak nejvyšší požadavky na bezpečnost. Přístup k dokumentům je chráněn dvoufaktorových ověřením.

Veškeré servery, na kterých funguje naše aplikace pro podepisování, jsou hostovány v zabezpečeném prostředí datacentra v ČR, jehož provozovatel je držitelem certifikátu ISO 27001. Veškeré transakce jsou zabezpečeny SSL certifikáty a vybraná data jsou šifrovaná. Vývojáři aplikace mají mnohaleté zkušenosti s vývojem cloudových aplikací. Všechna data jsou zpracovávána v souladu s GDPR.