Co dělat, když máte obchodní data
rozházená po e-mailech a tabulkách

Když máte informace o klientech rozházené v inboxech jednotlivých kolegů a v tabulkách, které pamatují minulého prezidenta, zaděláváte si na slušný chaos. Pojďme se podívat, jak z tohoto začarovaného kruhu ven a jak dostat váš obchod zase pevně pod kontrolu.

Proč jsou e-maily a tabulky pro řízení obchodu past?

Excel je skvělý nástroj na spoustu věcí, ale jakmile v něm začnete řídit vztahy se zákazníky, narazíte na tvrdou zeď. Mezi nejčastější problémy patří:

• Nulová zastupitelnost: Kolega onemocní nebo odejde na dovolenou a celá historie komunikace s klíčovým klientem zůstane zamčená v jeho e-mailové schránce.
• Verzování tabulek: Verze obchod_final.xlsx, obchod_final_UPRAVENO.xlsx a obchod_final_OPRAVDU_NEJNOVĚJŠÍ.xlsx mluví samy za sebe.

• Ztráta kontextu: V tabulce vidíte, že obchod je ve stavu „rozjednáno“. Už ale nezjistíte, že klient včera poslal e-mail s tím, že rozpočet schválí až příští měsíc.

Podle obecných zkušeností z byznysu stráví obchodníci až třetinu svého pracovního času pouhým dohledáváním informací a administrativou. Místo aby prodávali, hrají si na soukromá očka.

Řešení se jmenuje CRM. Co to je a jak vám pomůže?

Cílem každé rostoucí firmy by mělo být evidování všech obchodních dat na jednom jediném místě. K tomu slouží CRM systém (systém pro řízení vztahů se zákazníky).

Zapomeňte na složité korporátní softwary, ze kterých bolí hlava. Moderní CRMko funguje jako centrální mozek vašeho obchodu. Vezme chaos z e-mailů a tabulek a přetaví ho do přehledného systému, kde má všechno svůj řád.

Jak funguje automatické propojení s e-mailem?

Jednou z největších vychytávek je, že CRMko jednoduše propojíte se svou stávající e-mailovou schránkou (ať už běžíte na Outlooku, Gmailu nebo čemkoliv jiném.)

Místo řádků v Excelu přehledné karty klientů

Místo nepřehledných buněk v tabulkách dostanete v CRMku takzvanou kartu klienta. Představte si ji jako digitální složku, kde najdete úplně všechno provázané na pár kliknutí:

• Základní kontaktní údaje a historii firemních zápisů.
• Časovou osu (timeline), kde pod sebou vidíte chronologicky seřazené e-maily, telefonáty, schůzky i úkoly.
• Všechny otevřené i uzavřené obchodní případy (zakázky), cenové nabídky a faktury.

Když pak klient zavolá, stačí kliknout na jeho jméno a hned přesně víte, co se s ním řešilo minulý týden, co včera a co mu máte poslat zítra. I kdyby váš kolega zrovna ležel na pláži v Karibiku.

Co získáte, když se rozloučíte s tabulkami a nasadíte systém?

• Více času na skutečný prodej: Méně papírování a klikání znamená víc času na schůzky a dotahování obchodů.

• Klid v hlavě pro šéfa: Hned vidíte, jak na tom celý obchodní tým je, kolik peněz leží v rozdělaných obchodech a co je potřeba popohnat.

• Profesionální dojem na klienta: Zákazníci milují, když si pamatujete detaily z minulého hovoru. S CRMkem už nikdy nezapomenete na žádný slib.