CRM pro vzdělávací firmy:
ak uspořádat kontakty, klienty a kurzy

Z dat portálu Capterra vyplývá, že 98 % lidí hledajících CRM systém od něj očekává hlavně pořádek v kontaktech, správu leadů a automatizaci prodeje. Tedy to, co jako vzdělávací firma potřebujete i vy.

Obsah článku

• Proč už vám Excel na organizaci školení nestačí
• V kontaktech musíte mít jasno
• Celá historie spolupráce na jedné ose
• Prodejní trychtýř: Od prvního e-mailu po realizaci kurzu
• Organizace školení a logistika: už žádné kolize v kalendáři
• Automatizace a prodejní procesy: Hoďte nudnou administrativu na CRMko
• Z databáze vyčtete, kdo vám reálně vydělává
• Zavedení CRM systému ve vzdělávací firmě
• Získejte výhodu a dejte svým školením systém
• Často kladené otázky (FAQ) – CRM pro vzdělávací firmy
  
  
  

Proč už vám Excel na organizaci školení nestačí

CRM systém využívaný ve vzdělávací firmě plní výrazně širší funkci než jen uchovávání kontaktních informací. Je to mozek celé firmy, který propojuje firemní klienty, účastníky kurzů a vaše lektory na jednom místě. Dohlédne na celý kolotoč spolupráce: od prvního nesmělého dotazu přes naplánování termínu až po odeslání certifikátu.

Ve vzdělávacích firmách CRM řeší každodenní potřeby:

• Propojení dat: Klienty, lektory i kurzy máte provázané s kalendářem.
• Přehled o účastnících: Na pár kliknutí vidíte celou jejich vzdělávací historii.
• Dokumentaci pod jednou střechou: Smlouvy, nabídky, podklady i certifikáty tvoříte přímo v systému.
• Vztahy s B2B zákazníky: Hlídáte si kontaktní osoby v zadavatelských firmách i jejich nákupní historii.
• Automatické připomínky: Systém sám pohlídá nadcházející termíny i úkoly.
  
  

V Raynetu to funguje jednoduše – každou osobu si propojíte s konkrétní firmou, školením i obchodním případem. Všechny informace máte na jedné hromadě a nemusíte překlikávat mezi pěti různými aplikacemi.

Rozhraní CRMka je stavěné tak, abyste se v něm hned vyznali.

V kontaktech musíte mít jasno

Základem úspěchu je pořádek v datech. Ve vzdělávání totiž nekomunikujete jen s jedním typem lidí. CRMko vám pomůže roztřídit si je tak, aby obchodníci, administrativa i lektoři hned věděli, s kým mají tu čest:

• Zadavatelské firmy: Firmy, které u vás nechávají školit zaměstnance. Evidujete u nich IČO, fakturační údaje a hned vidíte, jak často u vás nakupují.
• Kontaktní osoby po straně klienta: Většinou HR manažeři, šéfové oddělení nebo specialisté na vzdělávání. S nimi řešíte byznys, termíny, přístupy a podklady k výuce.
• Účastníci kurzů: Samotní posluchači školení. U nich si v CRMku hlídáte historii absolvovaných kurzů, vydané certifikáty a zpětnou vazbu.
• Dodavatelé a lektoři: Externisté, partneři nebo tvůrci materiálů. I ti potřebují svůj profil s historií spolupráce a jasnými podmínkami odměňování.
  
  

Klienty si můžete roztřídit také podle stanovených kritérií. Ve vzdělávacím odvětví jde nejčastěji o:

• objem objednávek v ročním měřítku,
• odvětví a typ objednávaných školení,
• počet proškolených zaměstnanců,
• frekvenci zakázek,
• úroveň spokojenosti na základě poškolicích dotazníků.
  
  

Z těchto dat snadno vyčtete, kteří klienti tvoří jádro vašeho byznysu, a naplánujete si cílené nabídky nebo retenci. Raynet umožňuje zadávání vlastních volitelných polí – můžete tedy budovat databázi přesně podle vašich potřeb.

Celá historie spolupráce na jedné ose

Zapomeňte na detektivní práci v e-mailové schránce. V dobrém CRMku si otevřete profil klienta a vyjede vám celá historie uspořádaná pěkně chronologicky pod sebou.

V Raynetu máte přímo na kartě klienta nebo účastníka ihned po ruce:

• e-mailovou korespondenci a zápisy z rozhovorů,
• kompletní historii účasti na jednotlivých školeních,
• vygenerované dokumenty (nabídky, faktury, certifikáty),
• přiřazené úkoly a stav jejich plnění.
  
  

Nemusíte prohledávat e-mailové schránky ani procházet staré přílohy z minulých měsíců. Všechno držíte na jednom místě a případný zástup za kolegu na dovolené zvládnete bez jediného zádrhelu.

Prodejní trychtýř: Od prvního e-mailu po realizaci kurzu  

Prodej služeb ve vzdělávacím odvětví málokdy klapne „na počkání“. Chce to poznat potřeby klienta, doladit nabídku na míru a absolvovat pár kol vyjednávání. Proto si v Raynetu nastavíte vlastní fáze prodejního trychtýře (pipeline), které perfektně kopírují váš obchodní proces:

• Získání potenciálních klientů: Někdo vyplní poptávku na webu. CRMko ho hned zachytí, založí obchodní případ a přiřadí ho konkrétnímu obchodníkovi.
• Nabídka a plánování školení: Z předpřipravených šablon a katalogu kurzů (kde máte uložené kompletní popisy i ceny s DPH) vygenerujete na pár kliknutí nabídku. Tu pak jedním tlačítkem odešlete rovnou klientovi.
• Realizace kurzů: Přímo v kalendáři si rovnou přiřadíte termín ke konkrétnímu klientovi, školení i lektorovi. Systém sám pohlídá souvislosti, takže vám nevznikne kolize a nepošlete jednoho trenéra na dvě místa zároveň.
• Hodnocení a analýza: Po skončení školení můžete údaje účastníků využít k vyhodnocení efektivity činností. Reporty v Raynetu například umožňují analýzu spokojenosti klientů a návratnosti zakázek.

Analytické funkce v CRM.

Organizace školení a logistika: už žádné kolize v kalendáři

Efektivní organizace kurzů vyžaduje perfektní souhru – zkoordinovat tým, vytížení lektorů, přípravu učeben a obsluhu účastníků. CRMko proto nepomáhá jen obchodu, ale kryje vám záda i v kompletní logistice školicích akcí:

• Integrovaný kalendář: V Raynetu propojí integrovaný kalendář každou událost s konkrétním školením, klientem, lektorem i členem týmu. Systém sám automaticky rozpozná souvislosti a aktualizuje stavy. Nemůže se vám tak stát, že naplánujete dvě různá školení na stejný termín, se stejným trenérem a na dvou různých místech.
• Katalog služeb a sjednocení ceníků: Než kurz spustíte, potřebujete mít jasno v nabídce. V Raynetu si vytvoříte přehledný katalog kurzů – s úplnými popisy, cenami bez DPH i s DPH a podmínkami realizace. Při tvorbě nabídky pak neklikáte ceny z hlavy, ale přiřazujete konkrétní položky z katalogu přímo ke kontaktům a obchodním případům.
  
  
  

Automatizace a prodejní procesy: Hoďte nudnou administrativu na CRMko

Ve vzdělávacím odvětví je čas stejně cenným zdrojem jako vědomosti. Když opustíte manuální přepisování a zavedete jednotné procesy, získáte konkrétní výsledky: méně chyb, méně zbytečného dotazování, lepší oběh dokumentů a ucelený přehled nad celým obchodem.

Dobré CRM pro vzdělávací organizace dokáže vyřešit:

• Struktura prodejního procesu: Prodej kurzů málokdy klapne na první dobrou. Vyžaduje poznání potřeb klienta, úpravu nabídky i pár kol vyjednávání. V Raynetu si nastavíte vlastní fáze prodeje, k nimž přiřadíte konkrétní aktivity, odpovědné osoby i termíny. Hned vidíte, které projekty jsou ve fázi nabídky, které se finalizují a kde je potřeba se znovu ozvat.
  
  
• Automatické úkoly na autopilota: Znáte to – přišla přihláška a teď musíte zamluvit učebnu, napsat lektorovi a poslat zálohovku. V Raynetu to nastavíte přes automatická pravidla. Jakmile zaevidujete přihlášku klienta, CRMko samo rozesype úkoly: asistentce pípne příprava podkladů, lektorovi rezervace termínu a klientovi odejdou pokyny e-mailem.
  
  
• Generování certifikátů a dokumentů na pár kliků: Vypisovat osvědčení ručně pro desítky účastníků je zbytečná ztráta času. Raynet vygeneruje certifikáty i smlouvy na základě dat účastníků, typu kurzu a data školení. Vše se rovnou propojí a uloží k profilu účastníka – bez vedení samostatných registrů.
  
  
• Sledování aktivit a zapojení klientů: Podpisem smlouvy to nekončí. V CRMku se každá aktivita – od telefonátu přes odeslanou zprávu až po schválenou nabídku – automaticky zapisuje do profilu kontaktu. Přesně víte, jak často u vás klienti nakupují, jak reagují na nové nabídky a kteří jsou zralí na další kurz.
  
  
• Vizualizace pipeline a předvídání výsledků: Na prodejní nástěnce vidíte celý svůj prodejní trychtýř (pipeline). Hned víte, které zakázky probíhají, kolik smluv se blíží k podpisu a jaké příjmy můžete očekávat v nejbližším období. Díky tomu plánujete rozpočet i vytížení lektorů na základě reálných dat, ne podle pocitů.
  
  
• Integrace s externími nástroji: Raynet si skvěle rozumí s aplikacemi, které už používáte – s Google Kalendářem, Mailchimpem, Ecomailem i integračními platformami jako Zapier nebo Make. E-mailové série (obchodní i poškolicí) tak běží automaticky a vy šetříte čas, který byste jinak strávili ručním kopírováním dat.

Přiřazování úkolů v CRM.

Z databáze vyčtete, kdo vám reálně vydělává

Pocity byznys neutáhnou, potřebujete tvrdá data. Budování kvalitní databáze klientů nestojí jen na ukládání telefonních čísel. S pomocí chytrých reportů v Raynetu zjistíte, kteří klienti se k vám reálně vrací, po jakých kurzech je největší hlad a v kterých měsících byste měli víc šlápnout do prodeje.

Raynet nabízí modul reportů přizpůsobených konkrétní prodejní struktuře a typům školení:

• Prodejní reporty: Ukážou vám, kolik klientů jste získali, jak rychle se podepisují smlouvy a kdo z vašeho týmu má největší tah na branku.
• Reporty aktivit klientů: Kdo u vás naposledy školil před rokem a zasloužil by si připomenout? Analyzujte, u kterých vztahů je potřeba oživit komunikaci, a udržte si věrné klienty.
• Finanční přehledy: Mějte pod kontrolou platby, faktury i organizační náklady. Zjistíte z nich, nakolik jsou vaše jednotlivé školící projekty vlastně ziskové.
  
  

Jaké ukazatele úspěchu se vyplatí v CRMku sledovat?

• Počet nových B2B klientů za měsíc.
• Průměrnou dobu od první poptávky k podpisu smlouvy.
• Opakovanost nákupů (počet školení na jednoho klienta ročně).
• Efektivitu obchodního týmu při uzavírání nabídek.
• Úroveň aktivity uživatelů v systému (CRM adoption rate).Reporty a vizualizace výsledků v CRMku.
  
  
  

Zavedení CRM systému ve vzdělávací firmě

Zavedení CRMka není o tom, že aktivujete účet a nahrajete kontakty. Dobře navržený onboarding zohledňuje specifika vaší firmy, přizpůsobení datových polí, nastavení uživatelských rolí i migraci starých databází.

V Raynetu vám s tím rádi pomůžeme v rámci podpory u plánu Professional nebo dedikované péče u plánu Enterprise.

Nejdůležitější změna ale probíhá v týmu. CRMko funguje skvěle ve chvíli, kdy v něm všichni pracují jednotně – zapisují poznámky, aktualizují stavy obchodu a vedou korespondenci přímo z aplikace. Když přijmete tuto kulturu práce s daty za svou, přestane být CRMko pouhým softwarem a stane se spolehlivým srdcem vaší firmy.

Získejte výhodu a dejte svým školením systém

Efektivní CRM ve vzdělávací firmě vnáší řád do dat, standardizuje práci týmu a pohlídá celý cyklus obsluhy klienta – od prvního oslovení až po poškolicí analýzu.


Pokud chcete získat technologický náskok, uklidit v datech a zefektivnit organizaci kurzů, otestujte náš systém. V Raynetu nabízíme profesionální nástroj, který si oblíbí celý váš tým. Vyzkoušejte si Raynet CRM zdarma a bez závazků.

Přečtěte si také:

• Co všechno zvládne jednoduchý CRM systém a jak ho poznat
• Jak zlepšit komunikaci se zákazníky pomocí CRM
• Jak z nového obchodníka udělat profíka krok za krokem