Organizace času je pro obchodníky jednou z nejdůležitějších dovedností. Zároveň je dost obtížné své úkoly zkrotit a využít čas naplno. Nafouknout den o víc hodin ale nikdo neumí, takže vám nezbývá než do tajů time managementu proniknout. Přečtěte si tipy jak na to.
1. Omezte administrativu a nesmyslné tasky
Jsou to drobné úkony, které zaberou maximálně pár minut. Za den se jich ale nasčítá tolik, že na nich spálíte celé hodiny. Přitom většinu z nich můžete vynechat, dělat efektivněji nebo automatizovat tak, abyste ušetřenou energii věnovali smysluplnějším úkolům.
Pomůžou vám nástroje, kterých je nepřeberné množství:
- Zdlouhavě si domlouváte schůzky v týmu nebo s klientem? Používejte sdílený kalendář a najděte rychle volný slot vyhovující všem.
- Trávíte čas sepisováním a plánováním úkolů? Používejte některý z nástrojů na řízení projektů.
- Máte kontakty a podklady od klientů v mailech, tabulkách a dokumentech uložených všude možně? Používejte CRM, informace si ukládejte pohromadě a mějte v nich pořádek.
2. Využívejte šablony
Neztrácejte čas neustálým vytvářením něčeho, co už jste jednou udělali. Když posíláte obchodní nabídky, vytvořte si na ně šablonu. Pak už jen aktualizujte údaje a data. Pokud oslovujete zákazníky telefonicky, připravte si osnovu otázek, kterou jen přizpůsobíte aktuálnímu klientovi a situaci. Většina otázek se stále opakuje a vy nestrávíte dlouhé minuty přípravou na každý hovor zvlášť.
3. Mějte připravený plán B (C, D,...)
Zákazník zruší schůzku, změní se situace na trhu nebo se nepovede obchod. Čím dřív hodíte takový neúspěch za hlavu, tím dřív se začnete soustředit na další úkol. Mějte připravené záložní plány, čemu se věnovat a na čem pracovat, když se nějaký bod ve vašem denním plánu změní. Nebudete pak ztrácet čas přípravou dalších úkolů.
Přečtěte si také článek o osvědčených prodejních technikách a inspirujte se.
4. Neodkládejte nepříjemné úkoly
Každý má nějakou činnost, kterou dělá nerad. A většinou se takové úkoly snaží odkládat. Jděte na to jinak a nepříjemnými úkoly začněte. Jakmile budete mít splněno, nebudou vás celý den strašit a práce vám půjde lépe od ruky.
5. Když něco děláte, soustřeďte se jen na to
Multitasking neexistuje, je to jen rychlé přepínání mezi více aktivitami. Ani jedné z nich nevěnujete plnou pozornost a výsledek podle toho vypadá. Raději se zaměřte na task, který právě plníte. Soustřeďte se na něj a budete efektivnější, splníte jej rychle a úspěch vás namotivuje vrhnout se rychle na další úkol.
6. Začněte víc říkat ne
S předchozím bodem souvisí i všemožné rušivé elementy v pracovním prostředí. Od e-mailů přes upovídané kolegy po neustálé zprávy na Slacku. Všechny vám odvádí pozornost a bourají perfektně rozplánovaný pracovní den. Řešením je naučit se říkat ne věcem a požadavkům, které nejsou důležité. Vypněte si notifikace, dohodněte si s kolegy systém pro hlubokou práci a dílčí požadavky vašich kolegů prozatím ignorujte. Všechny tyto drobnosti vyřídíte později.
7. Pamatujte na pravidlo 80/20
Jde o Paretův princip, podle kterého 80 % úspěchů plyne z 20 % úsilí. Převedeno do obchodní řeči – 80 % prodejů získáte díky 20 % klientů. Jen malá část úkolů je opravdu důležitá a většina má na vaše zisky pouze malý nebo žádný vliv. Proto neplýtvejte časem ani energií a soustřeďte se na činnosti s největším potenciálem.
Soustředění je jednou z klíčových vlastností dobrého obchodníka. Ty další popisujeme v tomto článku.
8. Plánujte a prioritizujte
Den se chýlí ke konci a vy už se vidíte doma. Zůstaňte ještě pár minut a naplánujte si další den. Ráno nebudete ztrácet čas a plní energie se rovnou pustíte do úkolů. Na první místo dejte tasky, které nesnesou odklad. Začínejte náročnějšími úkoly – nebo si je nechte na čas, kdy se vám pracuje nejlépe.
9. Zkracujte cally a meetingy
Říká se, že většina meetingů by šla v pohodě vyřídit e-mailem. Neztrácejte proto čas na zbytečných schůzkách a callech a snažte se je utnout ve chvíli, kdy už víte, že z nich nic produktivního nevypadne. Chce to jistou dávkou asertivity, ale za těch 10 minut k dobru to stojí.
10. Odpočívejte
Celou dobu se vás snažíme přesvědčit, jak využít každou minutu času efektivně a najednou radíme dát si pauzu? Ano, pauza na krátkou procházku, kafe nebo oběd v klidu a bez práce je ta nejlepší vzpruha pro vaši produktivitu. Vrátíte se s čistou hlavou a dobitými baterkami na další práci. Abyste neměli pocit, že ztrácíte čas, dejte si odpočinek do pracovního plánu a stejně jako jiné úkoly ho neodkládejte.
Plánujte svůj čas v CRM
Součástí každého CRM je speciální kalendář pro obchodníky. Přehledně v něm evidujete všechny úkoly, schůzky s klienty i týmové porady a události máte provázané například s konkrétními zakázkami. Vyzkoušejte si CRM zdarma a uvidíte, jak vám time management zlepší.
