Jak vybrat CRM pro malou firmu,
které vnese do obchodu řád a nezahltí tým

Obsah článku:

• Proč CRM není luxus, ale nutnost
• CRM funkce, bez kterých se v malé firmě neobejdete
• Jak vybrat CRM pro malé firmy
• Kdy je správný čas na zavedení CRM v malé firmě
• Excel vs. CRM: proč tabulky v obchodu nestačí
• Bezplatné CRM: bude vám v malé firmě stačit?
• Čím vyniká Raynet CRM jako řešení pro malé podniky
• 5 kroků pro hladké zavedení CRM do firmy
• Nejčastější chyby při zavádění CRM a jak se jim vyhnout
• Skutečný dopad CRM na rozvoj malých podniků
• Vyzkoušejte Raynet CRM i ve vaší firmě
• Často kladené otázky (FAQ) – CRM pro malé firmy
  
  
  

Proč CRM není luxus, ale nutnost

V každodenním řízení malé firmy má přesnost cenu zlata. Potřebujete, aby vaše procesy šlapaly a výsledky se daly predikovat. Mnoho firem začíná tak, že si obchodníci drží věci v hlavě, e-mailu nebo nekonečných Excelech. To funguje jen chvíli – než vám začne růst databáze a úkoly se začnou kupit. Ve chvíli, kdy hlídáte desítky aktivit, schůzek a rozjetých obchodů najednou, rychle ztratíte nejen čas, ale hlavně klid.

Přesně v tuhle chvíli přichází na scénu jednoduché CRM pro malou firmu. Zefektivní kontakt s klienty, udělá pořádek v prodejích a data vám naservíruje, ať už sedíte v kanclu, nebo jste zrovna v terénu u klienta.

CRM funkce, bez kterých se v malé firmě neobejdete

CRM je systém pro řízení vztahů se zákazníky. To znamená, že máte po ruce nástroj, se kterými klienty nejen kvalitně odbavíte, ale hlavně posunete k dalšímu nákupu a získáte jasná data o tom, jak se daří týmu.

Správné CRM se postará o to, že:

• Zdokumentujete každou interakci – schůzku, hovor nebo e-mail.
• Udržíte pořádek v kontaktech – přesně podle vašich potřeb v přehledném adresáři.
• Propojíte úkoly s lidmi – každá aktivita má svého majitele, a díky kalendáři na ni nezapomenete.
• Sledujete cestu zákazníka – prodejní trychtýř vám ukáže, v jaké fázi se obchodní případy zrovna nachází.
• Řídíte firmu podle čísel – analytika a reporty fungují na pár kliknutí, bez ručního přepisování buněk.
  
  

Ve finále to znamená méně chyb, víc uzavřených zakázek a lepší pocit zákazníka z toho, jak se o něj staráte. V Raynetu jsme navíc spoustu téhle mravenčí práce zautomatizovali. E-maily se například samy párují ke klientům a systém vás sám upozorní, že je čas jednat.

Specifika CRM pro malé firmy v oblasti služeb

Oblast služeb stojí na vztazích víc než jiná. A právě zde se CRM stává největší oporou.

Klíčovou roli hrají především:

• historie spolupráce s klientem,
• řízení harmonogramu schůzek a aktivit,
• připomenutí domluvených kroků,
• rychlý přístup k datům z telefonu nebo tabletu.

Hlavní panel Raynet CRM.

Jak vybrat CRM pro malé firmy

Dobrý software by měl podporovat každodenní práci – bez přetížení funkcemi, které nevyužijete, a bez mezer, které vás donutí vést paralelní tabulky.

Tohle je základ, který by mělo dobré CRMko umět:

• správa klientů a kontaktních osob společně s historií schůzek a komunikace,
• obchodní nástěnka, která zobrazuje etapy prodeje ve vizuální formě,
• kalendář integrovaný s aktivitami a klienty – v Raynetu jej můžete synchronizovat s Google Kalendářem,
• možnost dodávat nabídky, ceníky, objednávky – vše propojené s klienty a leady,
• historie změn v záznamech umožňující audit kroků bez hádání,
• automatická připomenutí a notifikace, aby vám nic neuniklo.
  
  

Díky takovým funkcím můžete budovat systém, který bude přizpůsobený tempu práce vaší firmy.

Co ještě stojí za to vědět před výběrem CRM pro malou firmu

Dobrý CRM systém rozhodně nekončí u funkcí. Při výběru si pohlídejte například:

• dostupnost zákaznické podpory – jak se s ní spojit (chat, infolinka, e-mail), co nabízí (návody, školení, webináře), ale i jakým jazykem podpora komunikuje,
• bezpečnost dat klientů – kde jsou data uložená nebo zda jsou dostupné různé úrovně přístupu, dvoufázové ověření, historie aktivit a podobně,
• přehlednost reportů – možnost generování predikcí, reportů aktivit a analýzy prodejního trychtýře ve vizuální formě,
• mobilitu – zda má CRM svou mobilní aplikaci s přístupem ke všem datům.
  
  
  

Kdy je správný čas na zavedení CRM v malé firmě

Ideální moment pro spuštění CRM je nejpozději ve chvíli, kdy firma začne růst. Ale čím dřív si v datech uděláte pořádek, tím méně zbytečného chaosu vás čeká. Kdy už by vám měla začít blikat červená kontrolka?

Když přestáváte zvládat všechno z hlavy

Pokud se začínáte ztrácet ve svých poznámkách nebo prohledáváte e-mailovou schránku, abyste našli tu zprávu z minulého týdne, je to znamení, že potřebujete změnu. CRM funguje jako vaše digitální paměť, která nic nevypustí.

Když pracujete v týmu

Týmová spolupráce stojí a padá na tom, jestli mají všichni stejné informace. Dobré CRM vám ukáže kompletní historii Aktivit, jasné přiřazení kontaktů a sdílené úkoly v reálném čase.

Když se chcete řídit daty, ne jen pocity

Rozhodovat se naslepo je past. Potřebujete vědět, kde se zakázky zadrhávají i který krok funguje. V Raynetu proto najdete vizuální prodejní trychtýř, detailní reporty aktivit obchodníků i predikce prodejů.

Dostupné analýzy v Raynet CRM.

Když počítáte každou hodinu práce

V malé firmě znamená ztracený čas ztracené peníze. Když rutinní věci (jako zakládání aktivit, posílání notifikací nebo generování smluv ze šablon) necháte na automatizaci, ušetříte týmu stovky hodin ročně.

Excel vs. CRM: proč tabulky v obchodu nestačí

Tabulky jsou skvělý nástroj na výpočty nebo jednoduché seznamy. Ale na řízení obchodu a vztahů se zákazníky? Tam narazíte neuvěřitelně rychle.

Průměrný uživatel Excelu stráví hledáním dat a přepisováním buněk dlouhé minuty denně. V měřítku celého měsíce je to spousta hodin, které díky CRMku ušetříte. A místo tabulek je můžete věnovat obchodu nebo péči o stávající klienty.

Proč tabulky prodejům podráží nohy:

• Nepřipomenou vám, že máte zítra klientovi zavolat.
• Nepropíšou si historii e-mailů.
• Neukážou vám prodejní trychtýř v hezkém grafu.
• Nevygenerují vám hotovou smlouvu.
  
  

CRM systém tohle všechno umí. V Raynetu jsou tyto kroky zautomatizované už od tarifu Start – pro malou firmu ideální.

Bezplatné CRM: bude vám v malé firmě stačit?

Tato otázka se v rozhovorech s podnikateli objevuje často. Bude mi stačit systém zadarmo? Možná bude, ale brzy pravděpodobně narazíte na limity v podobě omezeného počtu uživatelů, slabé zákaznická podpory a osekaných reportů.

V Raynetu na to jdeme jinak – dáváme vám k dispozici plnou nabídku funkcí. Můžete si systém otestovat v reálném každodenním provozu, ne jen v okleštěné demoverzi. Pak se v klidu rozhodnete, co dál. Pro malé týmy bývá vhodný tarif Start a pokud potřebujete, můžete snadno přejít na tarif Professional s dodatečnými funkcemi reportování, automatizací a přístupem k AI asistentovi.

Ceník Raynet CRM s přehledem dostupných funkcí.

Čím vyniká Raynet CRM jako řešení pro malé podniky

Každý klient – bez ohledu na velikost – si zaslouží nástroj, který funguje přesně, nerozptyluje a nevyžaduje kompromisy. Naše CRM jsme proto navrhli s ohledem na rostoucí potřeby malých firem, které si chtějí udržet kontrolu nad procesy a zároveň si nekomplikovat život.

Raynet malým firmám nabízí:

• kompletní správu klientů v Adresáři s historií komunikace a chytrým vyhledáváním,
• integraci s oblíbenými nástroji: Mailchimp, Google Kontakty, Shoptet a dalšími,
• automatizaci Aktivit a prodejních kroků,
• mobilní aplikaci s plným přístupem k datům,
• podporu v češtině online i offline (webináře, školení, konzultace),
• zabezpečení a ochranu dat se správou přístupů, 2FA a historií Aktivit.
  
  
  

Integrace CRM s nástroji každodenní potřeby

Jedním z nejdůležitějších aspektů výběru nejlepšího CRM systému je jeho schopnost plynule se propojit s tím, co již používáte. V Raynetu sázíme na flexibilitu – proto systém spolupracuje s mnoha nástroji bez nutnosti programování.

Kromě předpřipravených integrací můžete pomocí API nebo integračních platforem Zapier či Make napojit na Raynet prakticky jakýkoliv nástroj.

5 kroků pro hladké zavedení CRM do firmy

Nebojte se měsíců složité integrace. Zavedení CRM do malé firmy může být rychlé, pokud víte, jak na to:

1. Pojmenujte si, co vás pálí: Chcete hlavně uklidit kontakty? Automatizovat úkoly? Měřit výkon? V Raynetu si díky Volitelným polím a nastavitelným fázím Obchodních případů systém ohnete přesně na míru svému byznysu.
2. Udělejte si pořádek v datech: Než do nového systému všechno nahrajete, ujasněte si, jak data evidujete dnes. Pokud je standardizujete, import bude snadnější.
3. Přizpůsobte si prostředí: Dobré CRMko nemá diktovat pravidla. Nasázejte si do Raynetu štítky, roztřiďte data, nastavte si různé pohledy pro různé role v týmu a dejte kolegům taková oprávnění, jaká ke své práci reálně potřebují.
4. Napojte svoje oblíbené nástroje: Raynet snadno propojíte s Google Kalendářem, e-mailingem a tisíci dalších aplikací přes integrační platformy Make nebo Zapier. Data se pak plynule přenáší tam, kam mají.
5. Neházejte do toho tým po hlavě: Udělejte s lidmi krátký workshop. Ukažte jim, co od CRM systému chcete, proč jim ušetří práci a jak se ovládá.

Zadávání nové Aktivity v Raynet CRM.

Nejčastější chyby při zavádění CRM a jak se jim vyhnout

Ani ten nejlepší systém nebude fungovat efektivně, pokud ho nebudete používat důsledně, po důkladné přípravě a promyšleném nastavení.

Tohle jsou nejčastější pasti, do kterých majitelé malých firem při zavedení CRM softwaru padají:

• Zavádíte CRM „protože se to má“: Pokud nevíte, proč to děláte (např. zkrácení obchodního procesu, zlepšení péče o klienty), nezměříte ani výsledek.
• Chcete spustit všechno naráz: Začněte jednoduše – naplňte Adresář, začněte logovat Aktivity. Až si to sedne, přidejte pokročilé automatizace. Příliš mnoho funkcí hned na začátku může váš tým zahltit.
• Vynecháte historická data: Systém bez kontextu je poloviční. Pokud do CRM nepřehrajete předchozí kontakty, podklady nebo smlouvy, začínáte úplně nanovo. Přitom historie je základem dobrého řízení vztahů.
• Nenastavíte jasná pravidla: I ve třech lidech si musíte říct, kdo zapisuje poznámky po schůzce, kdo zodpovídá za aktualizaci dat nebo jak se u vás ve firmě klasifikují obchodní případy. Pokud předpokládáte, že to ostatní ví, můžete se spálit.

Zadávání nového Obchodního případu v Raynet CRM.

Skutečný dopad CRM na rozvoj malých podniků

Zavedení CRM nepřináší výsledky ze dne na den. Ale uleví vám v momentě, kdy přestanete přemýšlet o tom, kam jste co zapsali nebo komu jste měli zavolat. Správně zvolené CRM pro malou firmu vám uspořádá komunikaci, ukáže reálný stav prodeje, automatizuje rutinní úkoly a usnadní rozvoj firmy. Pořízení CRM je zkrátka investice, která začíná pracovat s časem – ale velmi důsledně.

Data mluví jasně:

• Podle výzkumu společnosti Nucleus Research dosahuje průměrná návratnost investice do CRM 8,71 dolaru na každý vynaložený dolar – díky úspoře času, zvýšení efektivity a lepšímu dotahování obchodů.
• Výzkumy Salesforce ukazují, že firmy využívající CRM zaznamenávají v průměru 29% nárůst prodejů a 34% zlepšení spokojenosti klientů během prvního roku po zavedení.
  
  

V případě Raynetu si uživatelé všímají největšího efektu ve třech oblastech:

• zrychlení oběhu informací – data jsou dostupná pro všechny, vždy aktuální, bez nutnosti posílání souborů;
• zlepšení kvality péče o klienty – každá interakce je zapsaná, díky čemuž není nutné opakovat rozhovory a komunikace je konzistentní;
• zvýšení úspěšnosti prodeje – díky reportům, predikcím a analýze Prodejního trychtýře týmy lépe plánují a dotahují více Obchodních případů.
  
  
  

Vyzkoušejte Raynet CRM i ve vaší firmě

V Raynetu každý den pracujeme s malými firmami, které zavedení CRM softwaru teprve řeší nebo které přecházejí z tabulek a chtějí vybudovat trvalé prodejní procesy. Náš systém je dostupný v testovací verzi na 30 dní – bez omezení. Vyzkoušejte si ho zdarma a zjistěte sami, jak vám pomůže.

Přečtěte si také:

• Co dělat, když máte obchodní data rozházená po e-mailech a tabulkách
• Jak mít spokojené klienty? Díky řízení vztahů se zákazníky
• Nejlepší řešení evidence zákazníků a obchodních případů