7 obchodních činností, které za vás obstará automatizace

Jak poznat, že potřebujete automatizaci obchodních procesů? Třeba když trávíte hodiny přepisováním údajů o leadech do CRM, vytvářením obchodních případů nebo domlouváním schůzek. Začněte automatizovat a přestaňte plýtvat čas a energii, kterou můžete věnovat důležitější práci.

Co je automatizace

Jedná se o nástroje eliminující časově náročné a rutinní úkoly. Tak by mohla znít definice automatizace. V obchodě eliminuje činnosti jako:

• hledání leadů,
• zapisování údajů o nich do CRM,
• vyhodnocování, které leady kontaktovat,
• plánování schůzek,
• posílání personalizovaných e-mailů,
• vytváření smluv,
• reportování.

Všechny tyto úkoly zabírají spoustu času. Přitom je obchodníci dělají opakovaně, denně, týdně, či měsíčně, stále stejně. Úplně stejně to zvládne robot – proto je tu automatizace, která jim uvolní ruce pro vše, co robot nezvládne. Třeba obchodování a budování vztahů s klienty.

Jak funguje automatizace obchodních procesů – příklady

Velkou část obchodních procesů zvládnete automatizovat pomocí CRM. Nastavíte si, které činnosti chcete automatizovat a jak mají probíhat. Zároveň určíte situace, kdy se má automatizace spustit.

V RAYNETu si automatizace vytvoříte ze šablony, nebo si připravíte své vlastní. Všechny se skládají ze tří částí:

• spouštěč – co se má stát, aby se automatizace spustila (např. vytvoření záznamu, jeho úprava nebo smazání, ale také třeba podepsání dokumentu),
• podmínka – za jakých okolností automatizace proběhne (např. pokud je spouštěčem nový lead, podmínkou může být, že jde o lead z webu),
• akce – co automatizace vykoná (např. vytvoří obchodní případ, pošle notifikaci o proběhlé schůzce nebo upozorní na blížící se expiraci smlouvy).

Více o automatizacích v RAYNETu si přečtěte v článku, který jsme o nich napsali. Na další automatizace, na které zatím CRM nestačí, využijete platformu Make.com – s RAYNETem ji snadno integrujete.

Co všechno můžete v obchodě automatizovat

Automatizovat jde cokoliv, co děláte opakovaně a nad čím není potřeba moc přemýšlet.

1) Zakládání nových leadů

💁 Zadávání informací o klientech do CRM zabírá spoustu času. Může se to ale dít automaticky. Například tak, že RAYNET propojíte s kontaktním formulářem na webu. Pokaždé, když někdo formulář vyplní, údaje se uloží jako nový záznam do CRM.

Všechny leady tak máte v CRM hned jakmile přijdou, aniž byste je museli ručně přepisovat. A obchodník je může co nejdříve kontaktovat.

Tip: Neunikne vám žádný potenciální kontakt – do CRM se uloží třeba hned po návštěvě webu. To RAYNET umí díky integraci s aplikací Leady.cz, která identifikuje návštěvníky našeho webu a zaznamenává data o nich. Budete lépe vědět, co potenciální klienty zajímá a co jim můžete nabídnout.

2) Vytváření obchodních případů

✏️ Z leadu se automaticky vytvoří obchodní případ. Načtou se do něj data o leadu a postupně se k němu ukládají další aktivity, události a veškerá komunikace.

Nemusíte ručně zapisovat, že jste byli s klientem na schůzce, nebo že jste jim poslali e-mail s poptávkou. Máte tak jistotu, že se žádná informace neztratí. 

3) Zadávání úkolů

✅ Získání nového leadu s sebou přináší řadu následných úkolů, které musí obchodník provést. Abyste na nic nezapomněli, nastavte si automatizaci, která se spustí po založení leadu a vytvoří úkoly.

Obchodník tak vidí, že musí novému kontaktu poslat nabídku, naplánovat si s ním schůzku, nebo cokoliv jiného. Rovnou se do úkolů může pustit a nezdržovat se přemýšlením, čím začít. 

4) Automatické vytváření dokumentů

💻 Nepalte čas sepisováním stále toho stejného. Díky automatizaci vytvoříte dokumenty, do kterých se samy propíšou údaje o klientovi a položky z obchodního případu. Na nic nezapomenete a nehrozí, že byste udělali nějakou chybu.

Navíc celý proces urychlíte. A zejména u takových cenových nabídek je rychlost extrémně důležitá – pokud klientovi včas nepošlete podrobné informace, deal z toho nebude. Díky automatizaci nabídku vytvoříte dřív, než řeknete obchod. 

5) Automatizace notifikací a upozornění

☝️ Některé úkoly musí obchodník udělat sám, ale nemusí na ně myslet – automatizace mu je sama připomene. Třeba vás upozorní pokaždé, když do CRM přibude nový lead, nebo vás upozorní na blížící se expiraci smlouvy. Klienta pak zavčas oslovíte a vyřešíte, co je potřeba.

Automatizace upomínek si nastavíte k jakémukoliv dokumentu, obchodnímu případu či události. Stanou se vaším obchodním asistentem, který pohlídá, že na nic nezapomenete. 

6) Automatické posílání e-mailů 

📩 Rychlost je v obchodu klíčová. Pokud se potenciálnímu zákazníkovi neozvete včas, udělá to konkurence.

RAYNET sám za vás komunikovat s klienty nebude. Ale když jej propojíte s e-mailovým nástrojem, například s Ecomailem, můžete automaticky odeslat třeba výzvu k domluvení schůzky nebo různé personalizované e-maily. Těmi zákazníka rychleji a lépe oslovíte a dáte mu potřebnou péči.

Funguje to tak, že se na základě podmínky automaticky přiřadí štítek ke kontaktu a následně se propíše do Ecomailu. Ten díky své vlastní automatizaci pošle e-mail podle toho, jaký štítek je ke kontaktu přiřazený. 

7) Efektivní plánování schůzek a telefonátů

📅 Hledání volných slotů pro schůzky se může lehce změnit v noční můru. Kalendář to usnadňuje, ještě dál ale můžete jít s automatizacemi.

Díky propojení s aplikací Calendly přes Make.com dokážete rychle poslat odkaz na rezervační systém e-mailem, kde si klient zamluví váš čas. Naplánujete tak schůzku bez složitého domlouvání a rovnou se vám propíše do kalendáře. 

S automatizací obchodu vám pomůže CRM a další nástroje, které s ním integrujete. Všechny pracují s daty, která evidujete v CRM a zvládnou za vás všechny rutinní tasky, které vám ubírají časovou i mentální kapacitu. V RAYNETu máte 50 průběhů automatizací zdarma, poté můžete přejít na některý z placených plánů.

Ještě CRM nemáte? Vyzkoušejte RAYNET na 30 dní zdarma a bez závazků. Vyzkoušet RAYNET.