Než jsme zavedli RAYNET, byl to evidenční punk

Než jsme zavedli RAYNET, byl to evidenční punk
4poradci vyzkoušeli v průběhu let různé platformy a nástroje. Žádný z nich ale nezvládl kompletně pokrýt všechny potřeby. Hlavním cílem přitom bylo vybudovat spolehlivou knowledge-base, přes kterou by mohli napříč týmem sdílet informace a data. Řešení našli v CRM od RAYNETu.

4poradci už několik let nabízí transparentní finanční poradenství pro fyzické osoby i firmy. Krizový plán, akční plán a řízení volných finančních zdrojů. Vedle toho se věnují také osvětě a pořádají školení finanční gramotnosti, kde mimo jiné řeší nejčastější problémy z praxe.

Co se dozvíte?

  1. Jak 4poradci vyřešili evidenční punk
  2. Z čeho měl jednatel firmy z počátku obavy
  3. Co týmu nejvíce usnadnilo práci

Pořádek v chaosu dat

„Jak mi v pozici jednatele přibývaly úkoly, už jsem to sám nestíhal spravovat. Jedna tabulka byla v tomhle Excelu, druhá v jiném… Chtěl jsem mít dokumenty pohromadě. Když jsem poprvé viděl RAYNET, mělo to vše, co jsme ve firmě chtěli. A to jsme ještě pořád nevytěžili vše, co by z toho vytěžit šlo,“ říká jednatel společnosti 4poradci Marek Kubis.

Hlavním důvodem pro zavedení CRM bylo pro 4poradce vybudování knowledge-base, jednotného místa, přes které by bylo možné navzájem sdílet důležité informace. V průběhu předchozích let zkoušeli různé komunikační platformy a nástroje pro řízení projektů od Slacku po Trello. Přestože do určité míry dobře řešily dílčí potřeby týmu, jako např. sdílení dokumentů nebo společný chat, šlo vždy spíše o dočasné řešení, protože žádný z testovaných nástrojů nenabídl kompletní pokrytí potřeb.

Interní nastavení bylo dle Marka Kubise stále nesystematické a rozkouskované do řady vzájemně nepropojených aplikací. Sám si proto vzal na starost vyhledání vhodného CRM – k RAYNETu ho následně přivedl kolega z jiné firmy.

„Úplně poprvé jsem se o RAYNETu dozvěděl tři roky zpátky, na konci 2021, když jsme začali hledat systém na předávání úkolů. Blíže jsem se k němu dostal ale až později, právě přes kolegu. Věděl jsem, že CRM používá už nějakou dobu, tak jsem mu zavolal a zeptal se na jeho zkušenost. Okamžitě mi to ,prodal’. Líbilo se mi navíc i to, že RAYNET sídlí v Ostravě a je to česká firma. Když něco potřebujeme řešit, je to lepší, než s někým, kdo je z Ameriky. Kdybych se mohl vrátit v čase, tak si hned pořídím RAYNET a nic neřeším.“

3 problémy, které mělo CRM vyřešit

Sjednocení důležitých dat na jednom místě
Nastolení pořádku v evidenci klientů
Větší přehled nad úkoly

3 zásadní požadavky na nové CRM

Uživatelská přívětivost aplikace
Přehlednost systému
Kvalitní support

CRM pro lepší orientaci

Testování RAYNET CRM začali 4poradci zkušební verzí, kterou potenciálním klientům nabízíme na 30 dní zdarma – se všemi dostupnými funkcemi. Do systému naskočili poměrně rychle i díky předchystané šabloně přímo pro finanční poradce. „Upravili jsme tam detaily, pár barviček a nějaký sloupec, ale víceméně tak, jak jsme to dostali, tak to funguje,“ řekl Kubis.

Jediné, co podle šéfa firmy vyvolávalo v počátku drobnou obavu, byla plynulost, s jakou si všichni členové týmu zvyknou na zaznamenávání dat do nového systému. Současně ale dodává, že jakmile do CRM přesunuli velkou část klientských dat, věděl, že u nástroje zůstanou. Uživatelská přívětivost a celková přehlednost při správě dat byly pro společnost 4poradci jedny z hlavních kritérií výběru.

„Obchod se vždycky nachází v nějaké fázi a já, abych se v tom dokázal zorientovat, jsem dříve musel mít ještě v další aplikaci zapsané poznámky k tomu, co a kdy udělat. RAYNET přesně tenhle problém vyřešil. Když si dneska otevřu obchodní nástěnku, mám vše perfektně srovnané ve sloupcích. Můžu si nastavit termíny, vím co klient řeší a na co se případně čeká.“

Vedle toho kladně hodnotí i dostupnost edukačních videí a možnost kdykoliv zavolat na zákaznickou podporu, která s řešením případných záseků pomůže: „Šlape to a je to jednoduché. Ne všichni kolegové jsou stejně dobře počítačově zdatní, přesto s používáním systému nikdo neměl problém,“ doplnil Kubis.

Tip > Webináře a školení jak pro začínající, tak pokročilé uživatele pořádáme pravidelně. Veřejně a zdarma. Registrovat se můžete u nás na webu. Zhlédnout tam můžete i některé dřívější záznamy.

Kalendář: Alfa a omega podnikání

Z jednotlivých funkcí RAYNETu Kubis vyzdvihuje kalendář, ve kterém dle svých slov tráví nejvíce času. Osobně ho vnímá jako jeden z prvků, který firmě pomáhá v pokroku a zvyšování výkonnosti: „Mám tak kompletní přehled nad úkoly a jejich stavem. Na první dobrou vidím, co mi kde ještě visí. A když potřebuji udělat školení, poradu, cokoliv… Nemusím se nikoho ptát, jestli má čas. Prostě se podívám a vidím volné okno.“

V oboru, kde jsou klientská data alfou a omegou, je pro 4poradce klíčové držet si v datech a rozběhnuté spolupráci dobrý přehled. „Než jsme zavedli RAYNET, byl to evidenční punk. S ním firma dostala řád. Správa klientů, správa aktivit, zpětné vazby, všechno dneska probíhá v RAYNETu,“ dodává a zmiňuje, že stejný přínos vnímá i v osobní rovině.

„Tady jsem měl zapsaný jeden typ úkolů, tam druhý, jinde třetí. Něco jsem měl v Excelu, další věci v OneNote a bůhvíkde ještě. Teď to mám celé na jednom místě a co tam není, to neexistuje. Dneska bych si RAYNET platil, i kdybych nepodnikal. Prostě proto, abych měl pořádek ve svém životě.“

Tip > Jak v RAYNETu pracovat s kalendářem? Náš tým podpory k tomu připravil jednoduchý návod.

Kalendář: Jeden z pilířů RAYNETu

Vedle toho pak ve firmě využívají hlavně obchodní nástěnku.

„V RAYNETu máme kompletní evidenci klientů a postupně se snažíme, abychom u záznamů měli co nejvíce dat. Jaká je návaznost, od koho přišlo doporučení, apod. V CRM dnes zaznamenáváme v podstatě vše kromě provizí. Jsou tam i veškeré úkoly pro asistentku, což je fajn, protože když se dříve zadávaly přes aplikace typu Messenger nebo e-maily, velmi rychle se v komunikaci ztratí. Takhle je vše na jednom místě.“

Poslední výzvou pro tým kolem Marka Kubise zůstává automatizace jednotlivých procesů a co největší využívání evidence CRM, aby z nástroje dle vlastních slov vytěžili maximum. V tomto směru Marek oceňuje přínos školení, která pomáhají urychlit osvojení jednotlivých funkcí: „I když to něco stojí, je to prostě efektivnější než po roce zjistit hele, tady je virtuální asistentka, která mi může šetřit čas.“

Díky RAYNETu teď 4poradci:

  • Mají konečně všechna důležitá data na jednom místě.
  • Získali lepší přehled nad celou evidencí klientů.
  • Mohou snadněji plánovat školení i porady.
  • Zvýšili výkon a pokračují v dobré práci.