Elektronické podepisování je s RAYNETem naprosto boží

Elektronické podepisování je s RAYNETem naprosto boží
S přibývajícími zakázkami roste potřeba spolehlivé evidence klientů a s nimi spojených dat. Přesně takový impuls před časem dostali i v HEROS security. Když stávající systém přestal vyhovovat, rozhodl se tým kolem Milana Soukupa vyhledat vhodné řešení v podobě CRM. Pomohlo jim nejen získat lepší přehled o stavu rozjednaných zakázek, ale taky usnadnilo proces online podepisování smluv.

HEROS security je skupina rodinných firem s více než 30letou historii na trhu bezpečnostních služeb. Svým zákazníkům, mezi které patří firmy malého a středního i velkého rozsahu, ale třeba taky majitelé rodinných domů, nabízí montáž, servis a střežení  zabezpečovacích systémů, ale i fyzickou ostrahu průmyslových areálů. RAYNET CRM využívají od roku 2023.

Co se dozvíte?

  1. Proč se HEROS rozhodl přejít na nový systém
  2. Jaké faktory byly při výběru CRM rozhodující
  3. Co HEROSu nový nástroj umožňuje

První impuls: Evidence dat

V HEROS security dlouhý čas evidovali klientské poptávky primárně přes e-mail. Na určitou dobu zkoušeli i konkurenční CRM, kde využívali hlavně úkoly a obchodní procesy, systém ale postupně přestal vyhovovat, takže se tým vrátil ke starému, dobrému e-mailu. Jak ale začaly zakázky narůstat, evidence zákazníků, servisů a montáží se stávala náročnější. Na základě tohoto impulsu proto začal Milan Soukup, majitel a jednatel společností, hledat nový CRM nástroj, který by byl multifunkční a splnil veškeré interní potřeby.

„Jedna z důležitých věcí, které se nám na předchozím systému nelíbily, byla, že neměl žádnou vlastní mobilní aplikaci. Byl čistě webový, takže bylo třeba ho otevírat přes nějaké větší zařízení, což pro nás bylo nepraktické. Uživatelský zážitek nebyl tím pádem tak příjemný,“ zmiňuje Soukup hlavní nevýhodu dřívějšího řešení.

Důležitý moment přišel pro firmu ve chvíli, kdy začali ztrácet přehled o tom, jaké projekty jsou v daný okamžik rozjednané. Dobře evidovali počáteční stavy objednávek, náročnější to ale bylo u jejich dotažení – co je třeba připomenout, kde je nezbytné urgovat klienta a co naopak visí na straně HEROSu. Mezi začátkem a koncem zakázky tak vznikal prostor, který bylo třeba řešit. Právě na základě toho si v týmu řekli: „Hele, už jsme větší, někde ta data potřebujeme mít.“

„A současně s tím přišla myšlenka, že bychom mohli mít evidované stávající klienty a jejich objekty. Potřebovali jsme evidovat, co klient má, jakou má smlouvu a ceny. Aby se člověk podíval na jedno místo, kde se veškeré informace budou sdružovat.“

3 problémy, které mělo CRM vyřešit

Lepší přehled o stavu rozjednaných zakázek
Usnadnění podepisování smluv online
Jednoduché napojení na externí nástroje

3 zásadní požadavky na nové CRM

Vlastní mobilní aplikace
Multifunkčnost
Přehlednost a moderní design

Kritéria výběru nového CRM

Milan Soukup, který má v HEROSu mj. odpovědnost za veškeré technické systémy, vybíral nový nástroj na základě kritérií, které si firma určila. Vedle potřeby mobilní aplikace šlo o:

  • multifunkčnost a jednotnost, 
  • synchronizace a napojení na další aplikace 
  • a přehlednost celého systému (moderní vzhled).

„Proklikal jsem několik systémů a všude jsem měl cally s obchodníky dané služby. U RAYNETu mi systém představila paní Voštová, za což jí musím zpětně vysmeknout poklonu. Odprezentovala to tak suprově, že jsem hned vše pochopil.“

Proces integrace byl hladký a k plnému fungování potřebovala firma zhruba měsíc. Mimo zmíněnou snadnou orientaci ocenili také napojení na externí aplikace a modulárnost jednotlivých sekcí, které si v HEROSu mohli v rámci možností přizpůsobit ke svému obrazu. 

Online podepisování

Co firmu tížilo nejvíce, byla podrobná evidence a společně s tím podepisování smluv, které často používají. Nabízené bezpečnostní služby je totiž potřeba mít se zákazníky podložené smlouvou.

V RAYNET CMR tento bod řeší modul Online podepisování, který zprostředkovává služba DigiSign pod hlavičkou Digital solutions s.r.o. „Elektronické podepisování přes DigiSign je naprosto boží. Fakt, že tam člověk může na pár kliků smlouvu odeslat a nemusí nic stahovat nebo nahrávat, je prostě super. To byl prvek, co mě k volbě systému přesvědčil nejvíc,“ prozradil Soukup.

TIP > Díky online podepisování můžete podepisovat dokumenty elektronicky, a to s veškerou právní závazností. Online podpisy totiž ověřujeme přes e-mail a telefon podepisujícího. Ušetříte tím tak spoustu času a vaše práce bude zase o kus efektivnější.

online podepisování

Videonápověda 

Přínosem byly podle šéfa firmy taky naše videonávody: „Hned druhý den po založení testovacího dema jsem začal koukat na vaše videa. Tím, že ve firmě taky natáčíme videa na naše systémy, mi to přišlo super. Je to jedna z věcí, která mě přesvědčila o tom, jak má RAYNET vše hezky zpracované. Když přijde nový uživatel se základními informacemi, dokážete ho snadno navést k tomu, aby systém začal používat. I to mě přimělo, abych začal přidávat další uživatele.“

Právě na produkcí videí si dáváme v RAYNETu hodně záležet. Vedle série Jak začít s RAYNET CRM najdete na našich stránkách rovněž kratší videa věnované jednotlivým funkcím, stejně jako záznamy vybraných přednášek nebo dílčí tematické série typu SalesMajstr o vyjednávání.

 

Jednotné místo pro všechny údaje

Z nových možností, které RAYNET CRM do firmy přinesl, si nejvíce cení vytvoření jednotného místa, kde lze zapisovat, resp. čerpat veškeré důležité informace týkající se klientů a služeb. 

„Pokud zákazník volá na zákaznickou podporu a dotazuje se na věci, které řešil někdo z týmu, kdokoliv z podpory si snadno otevře obchodní nástěnku a rychle zjistí, co se s daným klientem řešilo. Může rovnou odpovědět a celou situaci vyřešit. Informace jsou v rámci RAYNETu dostupné napříč celou firmou bez ohledu na to, kdo s daným klientem jednal.“

Zmíněná obchodní nástěnka je dle slov Milana Soukupa alfou a omegou toho celého. Jednotlivým pracovníkům totiž umožňuje evidovat různé stupně obchodu bez potřeby zapisovat si cokoliv bokem nebo si pamatovat, v jaké fázi jednání aktuálně je, což bylo jedno z bolavých míst předchozích let. 

„Prostě si to ráno otevřu, podívám se, kde jsme skončili, a jedeme dál.“

Bezpečnost a volitelná pole

Neméně důležitá je pro HEROS Security taky možnost nastavit práva zaměstnancům dle toho, jestli mají dokument pro zápis, nebo jen ke čtení. Tyto bezpečnostní profily lze jednoduše upravovat skrze funkci Strom viditelnosti, kterou uživatelé RAYNETu ve verzi Enterprise najdou v sekci Bezpečnost. Stačí ji aktivovat kliknutím na zelené tlačítko.

Podobně silný benefit pak našli i v možnosti definovat si v záznamech klientů volitelná pole podle zapsaných parametrů, což lidem ve firmě celkově usnadňuje orientaci v interních datech. Tato pole lze přidávat ke všem typům záznamů, ať už jde o Klienta, Schůzku nebo Obchodní případ. Uživatel si jednoduše vybere vhodný formát pole a pojmenuje si název panelu a polí v něm. Stejně přínosné se ukázaly být i vlastní šablony pro smlouvy.

Díky tomu, že se šablony vytváří i editují ve Wordu, dávají uživatelům podstatně lepší kontrolu nad formátováním, designem a hlavně rozsahem informací, které mohou do dokumentu z RAYNETu přenášet.

„Přestože jsme měli Google Formuláře, které nám generovaly PDF, tohle je o dost jednodušší. Zadám hodnoty a jedním klikem si z toho vytvořím smlouvu. Umí to DigiSign, umí to Ecomail, umí to prostě spoustu dalších věcí, které dneska používáme a ulehčí nám strašně moc práce.“

Makáme na tom!
Jedna z věcí, která je pro tým HEROSu v CRM důležitá, je e-mailový klient, ze kterého by bylo možné přímo komunikovat se všemi zákazníky. V RAYNETu tuto potřebu aktuálně řeší funkce e-mailové asistentky. Jakmile uživatel přidá do odeslaného nebo příchozího e-mailu její unikátní adresu, zpráva se automaticky dostane do RAYNETího účtu a podle adresáta se zařadí přímo do Historie daného kontaktu (např. ke konkrétnímu klientovi). Vlastní e-mailový klient přímo v CRM je každopádně hodně vysoko na našem pracovním wishlistu. 

Díky RAYNETu teď v HEROS Security:

  • Získali jednotné místo pro evidenci a čerpání všech potřebných dat.
  • Snadno a rychle podepisují smlouvy online.
  • Vedení firmy má lepší přehled o práci obchodního oddělení.
  • Odstranili slabá místa v procesu komunikace s klienty.