RAYNET? Pomáhá a neotravuje

RAYNET? Pomáhá a neotravuje
Spravovat data začali v Sunus se známými kancelářskými aplikacemi. Už při vzniku firmy ale bylo spoluzakladateli Markovi Mitáčkovi jasné, že bude pro evidenci zakázek potřebovat komplexní řešení. CRM, které bude současně snadné na obsluhu pro techniky v terénu. Nejlepší průnik požadavků našli v RAYNETu.

Sunus se zaměřuje na instalace fotovoltaických elektráren na rodinné domy, školy i firmy po celé České republice. Tým kolem Marka Mitáčka a Václava Polanky si zakládá na kvalitě, i proto spolupracuje s dobře zavedenými firmami jako Viessmann, GoodWee nebo Pylontech.

Co se dozvíte?

  1. Proč se Sunus vyplatilo jít do CRM hned ze startu
  2. Které funkce nejvíce usnadnily práci
  3. Jak RAYNET využívá majitel firmy

Hledání systému na zelené louce

Už při vzniku firmy bylo spoluzakladateli Markovi Mitáčkovi jasné, že bude potřebovat systém pro evidenci zakázek a dalších klíčových aspektů podnikání. V týmu začali nejdříve se známými kancelářskými aplikacemi, protože ale chtěli vést zakázky hlavně projektově, brzy přešli o stupeň dále k nástrojům Trello a Microsoft Planner. 

„Kolega Václav Polánka, druhý jednatel a majitel firmy, měl na starost technické řešení a na mě bylo najít systém pro evidenci a řízení procesů. Aby nám to zkrátka fungovalo. Základní nástroje na rozjezd stačily, byly jednoduché na obsluhu, ale brzy nám chyběla komplexnost. Když zakázky začaly přibývat, přestože jich byly stále jen desítky, věděl jsem, že potřebujeme něco jiného.“ 

Hledání vhodného řešení usnadnil dle Mitáčka fakt, že firma začala tzv. na zelené louce

„Ze zkušeností vím, že daleko lepší je, když se firemní procesy přizpůsobí aplikaci a ne naopak. Když se firma rozhoduje, že jim nevyhovuje současné nastavení a chce jít do něčeho nového, musí to být obrovské utrpení pro všechny, protože jsou na něco zvyklí a najednou to mají dělat jinak.“

Výhodou byla i druhá profese Marka Mitáčka: „Celý svůj profesní život dělám auditora a navštěvuji spoustu jak malých, tak velkých firem. A tam mě vždycky zajímalo, jak si pomáhají různými aplikacemi nebo systémy. Takže už jsem měl nějakou představu a viděl, co používají.“ 

U jedné z firem RAYNET CRM viděl a protože se mu líbilo, jak lze v systému řešit obchodní případy, zařadil ho do užšího výběru.

„Věděl jsem, že nemůžeme používat něco velkého jako SAP nebo Microsoft Dynamics. Jsme menší firma a potřebujeme jednodušší nástroj. Jednoduchý pro správu, ale zároveň do určité míry komplexní, s možností provázání na další systémy. Řešení, co nám pomůže v řízení obchodu a zákazníků, kde uvidíme průběh zakázek. Chtěl jsem zkrátka vybrat něco, co nám bude pomáhat a co kluky v terénu nebude otravovat. V tom mi nejlépe vyšel RAYNET.“

3 problémy, které mělo CRM vyřešit

Digitalizace obchodních dat
Přehledná evidence klientů a zakázek
Okamžitý přehled a analýzy vývoje

3 zásadní požadavky na nové CRM

Jednoduchost a přístupnost pro uživatele
Napojení na nástroje třetích stran
Možnost vlastního přizpůsobení

CRM v každodenní práci

V Sunus začali s 30denní zkušební verzí CRM. Namodelovali si pár zakázek a prošli celý nastavený proces, aby si mohli vyhodnotit, zda jim systém opravdu vyhovuje. Díky tomu, že se tým teprve rozrůstal a měl za sebou jen prvních pár realizací, bylo následné zapojení dle Mitáčka snadné. Při dotazech v rámci implementace pomohla i naše zákaznická podpora.

„RAYNET jsme si v začátku nakreslili v základních principech a řekli, takhle to budeme dělat. Když se k nám přidávali noví kolegové, rovnou do toho naskočili. Bylo to celkem jednoduché. Nasazení RAYNETu úplně na začátku byla naše výhoda.“

Marek Mitáček vyzdvihl možnosti modifikace systému, třeba díky nastavení volitelných polí pro různé typy záznamů. V týmu si takto vytváří vlastní šablony pro obchod, ať už jsou to předběžné nebo finální nabídky, smlouvy nebo předávací protokoly.

A oceňuje taky provázanost na další systémy pro párování plateb a fakturace nebo SmartEmailing, který ve firmě pravidelně používají nejen v marketingu, ale i při servisu a kontaktování předchozích zákazníků s nabídkou revize instalovaných elektráren.

„Když jsem v RAYNETu viděl funkci rozšíření, tak jsem zajásal. Fakturoid, iDoklad, GDPR nástroje, SmartEmailing, který už jsme používali předtím. Skvělý, tohle půjde.“

Tip > Integrace se systémy třetích stran jsou jednou ze zásadních funkcí RAYNET CRM. A pravidelně přidáváme nové

Přivítejte nové integrace a zlepšení pro rok 2024

Podobně CRM pomáhá při reklamacích, které i díky tomu mohou v Sunus řešit promptně: 

„Jsme na ně dobře připraveni a přesně víme, co se v dané době od obchodu přes realizaci až po předání zakázky dělo. RAYNET je pro nás dnes stěžejní systém ve firmě. Máme skvěle zaznamenanou historii obchodních případů. Když se na nás po čase někdo obrátí, můžeme do dat snadno nahlédnout. Bez toho by člověk těžko věděl, co dělal před několika měsíci, natož třeba před třemi lety. A samozřejmě na to máme nalepené další věci.“

Co Marek Mitáček oceňuje a využívá z pohledu majitele firmy

  • Dostávám okamžitý přehled, co kde máme, kolik je zakázek v běhu, kolik je předběžných nabídek, finálních nabídek, kolik máme smluv před podepsáním, atd. 
  • Fakturace na jedno kliknutí. Vím, kolik faktur ještě nemáme zaplacené a kolik už zaplacených je. To je strašně důležité. 
  • Díky kalendáři dokážu velice dobře plánovat nákup materiálu. Vím, kolik mám před sebou zakázek v dalších měsících. Kalendář hojně využíváme nejen na obchodní schůzky, ale právě i na plánování samotných realizací.
  • Velkým přínosem jsou rovněž analýzy a možnost si přes filtrování vytáhnout z nástroje různá data. 
  • A velmi dobře se mi tam vedou leady, které hojně využíváme a ze kterých potom můžeme dělat obchodní případy. Občas dostáváme doporučení, ať už od našich stávajících zákazníků nebo spolupracujících firem, a velmi dobře můžu reportovat k těm doporučujícím, v jaké fázi reference je, že jsme poslali nabídku, máme podepsanou smlouvu a tak dále. 
  • Mimo to ještě v RAYNETu využíváme: Tvorbu vlastních volitelných polí a šablon, plánování servisních zásahů, automatické generování obchodních dokumentů k zakázkám, vedení projektů, napojení na Freelo a SmartEmailing, online podepisování přes DigiSign. GDPR nástroj a e.mailovou asistentku.

„Pro mě, coby majitele, je zároveň skvělé vědět, že každý dokument, který jde ven z firmy, má jasně danou formu. Šablona je jednotná a pro uživatele méně pracná. Nemusím hlídat, jestli mají kolegové vše vyplněno. Na dva kliky dostanou hotový dokument, který pošlou klientovi. Je to obrovská úspora času.“

Rok 2023 byl podle Mitáčka přelomový mimo jiné v tom, že si CRM ve firmě opravdu sedlo a vše funguje. „Už nemusím na každé poradě zdůrazňovat: Vyplňujte všechny údaje a volitelná pole ke každé zakázce,“ dodává. Sunus se podle něj dostal do fáze, kdy v rámci RAYNETu využívá většinu funkcí. Coby aktuální výzvu tak sám řeší hlavně větší zapojení automatizace

„Pro malou firmu, jako jsme my, CRM nejsou malé peníze. Když už ale podobný náklad vynakládáme, chci ho maximálně vytěžit. A díky RAYNETu vidím fakticky obrovský přínos. Po firmě se nám neválí papíry k jednotlivým zakázkám, všechno máme digitalizované, v jednom systému. Dává mi komplexní přehled.“

Díky RAYNETu teď v Sunus:

  • Mají propojené všechny klíčové nástroje.
  • Mohou snadno nahlížet do historie zakázek.
  • Efektivně plánují obchodní schůzky i nákup materiálu.