Efektivní plánování: kdy a jak si s klientem sjednat schůzku

Potřebujete si domluvit schůzku s klientem. Dáte mu na výběr pár termínů, ale žádný se mu nehodí. Nadhodí jiné datum, které zase nevyhovuje vám. Nedej bože aby se schůzky účastnilo více lidí. Hledání volného časového okna může být frustrující. Zjistěte, jak plánovat schůzky efektivně a jaký den a čas se pro obchodní jednání hodí nejvíc.

Ideální čas pro obchodní jednání

Obchodní schůzky musí být efektivní. Nikdo jimi nechce pálit víc času, než je nezbytné. Kromě dobré přípravy na schůzku a jejího kvalitního vedení závisí produktivita jednání i na vhodně vybraném čase meetingu.

Hned na začátku proto z výběru vyškrtněte pondělky a pátky. Začátek týdne znamená rozjezd po víkendu, obvykle bývají týmové porady, lidé dodělávají resty z minulého týdne a plánují si úkoly na ten aktuální. V pátek se naopak už každý vidí na víkendu mimo práci.

Zůstává nám úterý, středa a čtvrtek a zbývá vybrat vhodný čas.

Brzké ráno (8.–10. hodina) 

Někdo potřebuje pomalejší rozjezd a po příchodu do práce si uvaří kávu, vyřídí si e-maily a naplánuje práci, než aby rovnou spěchal na obchodní jednání. Nutili byste klienta přijít do práce dřív než obvykle nebo se na schůzku připravit den předem. Zkrátka by to mohlo být nepříjemné vytržení z pracovní rutiny, což úspěšnému jednání nepřispěje.

Dopoledne (10.–12. hodina) 

Pokud chcete meeting uspořádat co nejdřív, nechte ho na 10. hodinu. Tou dobou má většina lidí nejvíc energie. Zároveň už stihli ráno něco odpracovat, měli čas se na schůzku připravit a zároveň je ještě nebudete zdržovat od oběda. Ideálně tedy stihněte obchodní jednání do 11 hodin, pak už schopnost soustředění a produktivita klesá.

Přes oběd (12.–13. hodina) 

Domluvit schůzku spojenou s obědem není dobrý nápad. Polední pauzu si lidé často vyhrazují na jídlo a odpočinek od práce. Pokud už musíte sjednat schůzku na čas oběda, dopřejte účastníkům aspoň nějaké občerstvení. Hladoví totiž nic nevymyslí. Případně schůzku obědem zakončete – všechno už mějte vyřešené a při jídle nejednejte.

Po obědě (13.–14. hodina) 

Doba těsně po obědě obchodním schůzkám také nepřeje. Lidé jsou zralí spíš na spánek než jednání. Nechte jim čas na kávu, odpočinek a meeting odložte nejdřív na 14. hodinu.

Odpoledne (14.–16. hodina) 

Kolem 15. hodiny nastává podobně vhodný čas jako dopoledne v 10. Lidé už po obědě dobili baterky a měli dostatek času na přípravu. Většina dne je za nimi, spoustu práce už mají hotovou a nebudou tedy přemýšlet o úkolech, které je ještě čekají. Zároveň se budou snažit, aby bylo jednání efektivní a rychlé, aby mohli jít brzy domů.

Pozdní odpoledne (16.–18. hodina) 

Doma už se většina lidí vidí po 16. hodině. Domlouvat schůzku na tuto dobu proto není ideální. Pokud ale chcete být efektivní, rychle projít jednotlivé body a nediskutovat nad nimi příliš dlouho, může jednání v pozdním odpoledni fungovat.

Večer (po 18. hodině) 

Šance na úspěšné domluvení schůzky po 18. hodině je ještě menší než po 16. hodině.. Potřebujete-li se ale s klientem do řešení ponořit, aniž by vás kdokoliv rušil, může se vám večerní jednání vyplatit.

Jako ideální se jeví úterý nebo středa kolem 15. hodiny. Tou dobou již klient zvládl neodkladné úkoly a měl čas se na schůzku připravit. Energii doplnili během oběda a nejsou ještě úplně unavení. Zároveň mají před sebou zbytek týdne na dodělání dalších úkolů, schůzka je tedy nebude zdržovat.

Napsali jsme i článek o tom, jak se nejlépe připravit na schůzku s potenciálním klientem. Mrkněte, než na ni vyrazíte.

Kde se s klientem sejít

Ideální místo pro setkání závisí na povaze schůzky, množství účastníků nebo technickém zázemí, které potřebujete. Při výběru se proto vždy přizpůsobte konkrétní situaci. 

Jako volba číslo jedna se nabízí zasedačka u vás, nebo u klienta. Rozhodněte se podle toho, co klient preferuje a co je v dané situaci praktičtější. Pokud je klient ze stejného města či z okolí, pozvěte ho k sobě. Pokud by to měl klient daleko, nabídněte, že za ním přijedete.

Vždy doporučujeme živé setkání místo virtuálního. Naživo se vztahy budují přecejenom líp než na Zoomu, Teamsech nebo Meetu. Ty si nechte v záloze, pokud bude klient na callu trvat třeba kvůli nedostatku času. Nebo pokud jde jen o rychlé sladění před hlavní schůzkou.

Pokud nemáte vlastní zázemí a potřebujete se s klientem potkat mimo zasedačku, vhodnou volbou jsou:

• kavárny,
• coworkingové prostory,
• nebo salonky v hotelech.

Pro obchodní schůzku se naopak moc nehodí restaurace. Ne každému je příjemné na jednání jíst. A pokud nevíte, co má klient rád, snadno šlápnete vedle už při výběru podniku.

Jak si s klientem sjednat schůzku

Už víte, na kdy a kam schůzku naplánovat. Zbývá účastníky pozvat. Někdy stačí poslat e-mail, jindy se vyplatí si zavolat a najít vhodný čas společně. I tak ale připojte mail s potvrzením dohodnutého meetingu a důležitými informacemi, aby se k nim klient mohl kdykoliv vrátit.

E-mailu dejte jasný a srozumitelný předmět, ze kterého klient hned pozná, o co jde, a nezapadne mu mezi dalšími zprávami v inboxu. Text jasně strukturujte a nezapomeňte v něm uvést:

• důvod, proč se chcete sejít,
• hlavní body k prodiskutování, případné podklady dejte do přílohy,
• návrh času schůzky s otázkou na časové možnosti klienta – navrhněte tři termíny, které se vám hodí a ze kterých si může vybrat,
• návrh místa jednání a nechte o něm rozhodnout klienta – zmínit můžete své preference třeba podle toho, jak náročné jednání bude a zda se stačí potkat online nebo bude lepší osobní schůzka.

Než na schůzku vyrazíte, přečtěte si ještě náš článek s osvědčenými radami, jak ji úspěšně zvládnout.

Kdy poslat pozvánku na jednání

Záleží na důležitosti schůzky, zvyklostech a vztazích s klientem nebo na počtu zúčastněných lidí. Je ale dobré plánovat jednání alespoň týden předem, aby se na schůzku stihli všichni připravit. Den dva před schůzkou se připomeňte.

Jakmile vám klient schůzku potvrdí, zadejte ji do kalendáře. Do poznámek shrňte podstatné informace z mailu nebo telefonické domluvy. Kalendář vám pomůže i při plánování času schůzky – pokud jej váš klient využívá, máte předem přehled o jeho možnostech a vyhnete se zdlouhavému hledání vhodného termínu.

Speciální kalendář pro evidenci obchodních schůzek najdete v RAYNET CRM. Maily se vám automaticky přiřadí k danému klientovi nebo obchodu, pohromadě tu uvidíte také plánované schůzky a důležité dokumenty k nim.  Vyzkoušejte si to zdarma a bez závazků na 30 dní.

Vyzkoušet CRM