Co je digitalizace obchodu (a celé firmy)
Digitalizace znamená, že místo stohů papírů a šanonů smluv máte všechna data v on-line systému, ve kterém také probíhají veškeré firemní procesy.
Tak například:
- Údaje o klientech máte pohromadě a dostanete se k nim odkudkoliv.
- Vidíte, co se s klientem řeší i řešilo – co kdy koupil, poptal i na co se ptal zákaznické podpory (to vše se do systému ukládá).
- Snadno se připravíte na schůzku a snadno ji i naplánujete – v kalendáři vidíte, co vás čeká a kdy máte prostor.
- Stejně tak rychle naplánujete interní meetingy. Bez přestřelky e-mailů a zpráv na Slacku.
- Smlouvy nemusíte vyplňovat ručně, protože se do ní údaje ze systému propíšou. Díky elektronickému podpisu ji ani nemusíte tisknout, skenovat a posílat.
- Podklady k vystavení faktury už neposíláte na účtárnu ručně, účetní si je najde sama, nebo ještě lépe – propíšou se jí do účetního systému.
A takhle bychom mohli pokračovat. Digitalizace usnadňuje spolupráci ve firmě, zefektivňuje práci každého člena týmu a zároveň díky ní máte dokonalý přehled o všem, co se ve firmě děje. Klienti zase ocení zlepšení zákaznické péče, která přesně ví, co kdy klient řešil, nebo jaký produkt přesně má.
Jak na digitalizaci, aby se povedla
Na trhu je plno digitalizačních nástrojů a softwarů. Jedním z nich je i náš RAYNET CRM, jednoduchý a přehledný systém pro digitalizaci obchodu. Narozdíl od robustních podnikových systémů vás nezahltí zbytečnými funkcemi. Protože digitalizací chcete čas vašich lidí šetřit, ne je otravovat kroky navíc.
O tom, jak poznáte jednoduché CRM, jsme napsali samostatný článek.
Pouštíte se do digitalizace? Přečtěte si naše tipy a rady – budete mít o dost větší šanci, že se vám digitalizace povede na první dobrou.
1) Zmapujte, jak vaši lidé pracují
Než sáhnete po prvním řešení, které slibuje stovky funkcí, zamyslete se, co skutečně potřebujete. Aby lidé nástroj používali, musí fungovat tak, jak oni potřebují. Nesmí je zahltit zbytečnými funkcemi.
Na začátku proto:
- důkladně projděte všechny kroky, které v jakémkoliv pracovním procesu řešíte,
- pochopte, jak kolegové postupují,
- ujasněte si, jaké záznamy potřebují evidovat.
Špatně nastavená logika evidence lidi brzdí a odrazuje od toho, aby CRM používali. Nikdo nechce zapisovat zbytečně moc informací nebo vyplňovat údaje dvakrát.
Krabicová řešení (jako je RAYNET) jsou na specifické požadavky připravená a hodí se pro různé obory. Promyslet, co potřebujete, musíte vy – ale sami na to nejste. Doporučujeme přizvat si konzultanta, který s vámi všechny procesy projde a s výběrem řešení poradí.
V RAYNETu to děláme zdarma a pomáhali jsme takto už tisícovkám firem různých velikostí i zaměření. Máme připravené evidenční modely pro různé obory. Tak si nechte poradit – jste v té nejdůležitější fázi celé digitalizace, a když se to povede, vše ostatní už bude hračka.
2) Přizpůsobte systém, aby nikdo nedělal nic navíc
CRM systémy jsou postavené tak, abyste v nich udělali prakticky cokoliv. Je však nezbytné je správně nastavit. Když máte dobře zmapované a zaběhnuté procesy, jste na dobré cestě. Lépe si systém přizpůsobíte a budete efektivnější.
O tom, jak správně implementovat CRM, jsme napsali samostatný článek.
RAYNET CRM je zaměřené na obchodníky. A každý obchodník je živel. Chce jednat, denně potkat pět nových klientů a být s nimi. Nebaví ho dělat sáhodlouhé zápisy, reporty a nechce opakovat ty samé rutinní činnosti jako vytváření nabídek nebo posílání follow-up e-mailů. V RAYNETu zvládne spoustu úkolů na pár kliknutí:
- má kalendář, do kterého zadáte termín schůzky,
- snadno se odtud proklikne ke všem podkladům a informacím o klientovi,
- během schůzky sem nahraje dokumenty či fotky jako přílohu
- a ještě ve výtahu nebo cestou k autu nadiktuje zápis ze schůzky.
Díky dobrému nastavení se spousta úkonů děje automaticky. Všechny údaje se tak propisují napříč systémem. Když z leadu vytvoříte obchodní případ, automaticky se vám do něj doplní data z leadu. U klienta vidíte propojení na lead i obchodní případ, všechny informace máte také v kalendáři. Všechny informace se po celou dobu obchodního vztahu ukládají do historie klienta, aniž byste je přepisovali ručně nebo složitými vzorci získávali z jiných tabulek a databází.
Digitalizace tak zefektivňuje evidenci údajů a umožňuje dokonalý přehled. Důležitá je ale i pro udržení klientů. Pokud nemáte digitalizované procesy, obchodník eviduje historii pouze ve svém e-mailu, v Excelu nebo diáři. Jakmile odejde nebo onemocní, nemá nikdo jiný na co navázat. A co hůř – odcházející obchodník si klienta snadno přetáhne k sobě. V CRM jsou všechny informace na jednom místě a vidí je i kolegové, kteří k nim mají mít přístup – víc o zabezpečení dat píšeme dál (bod č. 4).
3) Propojte systém s dalšími nástroji, které používáte
Aby firma šlapala, musí v ní lidé spolupracovat – a i tohle vám digitalizace usnadní. Díky CRM mají všichni přístup ke všem důležitým informacím, nemusí si nic posílat ani hledat nejnovější údaje.
Systém navíc snadno propojíte s dalšími nástroji, třeba s účetním systémem, e-mailingovým nástrojem, kalendářem nebo dalšími softwary. Když obchodník uzavře obchod, na účtárně už o tom ví a díky datům propsaným do účetního systému snadno vytvoří fakturu. Ta se uloží do historie klienta, aniž by ji tam kdokoli vkládal ručně.
Data se synchronizují obousměrně, nemusíte tak například exportovat kontakty a vkládat je do mailingového nástroje. Všechny kontakty jsou aktuální a nikdo nemusí žádný krok dělat nadvakrát.
Na integraci si dejte opravdu záležet a neotálejte s ní. Rovnou při implementaci CRM propojte s dalšími systémy a upravte procesy, abyste je nemuseli ladit později. Každou integraci berte jako usnadnění a zefektivnění práce.
RAYNET takto propojíte s celou řadou nástrojů.
4) Bezpečnost nade vše
Kromě správného nastavení jsou důležitá data, která do systému nahrajete. Import dat z Excelu či jiného systému, který jste předtím používali, berte jako příležitost pro jejich pročištění.
A také nezapomeňte dobře nastavit, kdo má k jakým datům přístup a co s nimi může dělat. Zatímco u robustních celofiremních systémů jsou často obecné role jako admin a uživatel, v CRM pro obchodníky pravidla nastavíte podrobněji a přizpůsobíte je rolím v týmu.
V RAYNETu si potřebu zabezpečení dat dobře uvědomujeme. Aby se vám nestalo, že si obchodník odnese celou databázi klientů, můžete obchodníkovi zakázat export databáze nebo přístup k některým údajům v CRM. Zároveň v systému vidíte veškerou aktivitu za posledního půl roku.
5) Systém musí být mobilní stejně jako lidi v týmu
Velké systémy obvykle nejsou stavěné na používání mimo kancelář, fungují pouze na desktopech. Kolikrát se ale stane, že jsou opravdu všichni v kanceláři? Třeba takový obchodník je 90 % času v terénu. Nemůže se k CRM složitě připojovat přes VPN nebo před schůzkou řešit, že si nezobrazí informace uložené v systému.
Proto hledejte CRM, které má mobilní aplikaci se všemi funkcemi – jako RAYNET. Z mobilu si díky němu obchodník:
- zavolá klientovi,
- odnaviguje se na schůzku,
- namluví poznámky nebo nahraje přílohu,
- naskenuje údaje z vizitek,
- přidá rychlou poznámku, která se mu pošle do desktopové verze CRm pro další zpracování.
O tom, jak RAYNETí appka usnadňuje obchodníkům život, jsme už psali.
6) To nejdůležitější, aby se digitalizace obchodu povedla
Udělali jste všechno pro to, aby se systém obchodníkům dobře používal. Teď je o tom ještě přesvědčit. V první řadě opravdu velmi doporučujeme vysvětlit, proč systém zavádíte a jaký je jeho přínos.
Obchodníci totiž budou pod větší kontrolou – nadřízení vidí, kdo na tom jak je, kolik má schůzek, jak je efektivní. Je proto důležité obchodníky uklidnit, že CRM není nástroj sledování, kontroly a buzerace. Naopak jim pomůže zefektivnit práci a uvolní jim ruce pro obchodování, které je baví.
Obchodníky na změnu dobře připravte:
- nastavte pravidla, co a jak budou evidovat,
- zaškolte je a dejte jim návod, ke kterému se mohou vracet,
- a zpětně zjišťujte, jak systém používají, nebo co by jim práci ještě usnadnilo.
Ideální bude, když si obchodníky přizvete už k výběru nástroje. Tím se vracíme zpátky na začátek a vy se do toho pusťte. Ano, digitalizace je náročný proces, ale pokud ji uděláte dobře, máte hotovo jednou pro vždy. Naši konzultanti vám pomůžou, aby se to napoprvé fakt povedlo.
A CO TEĎ? Stačí udělat první krok, který odstartuje změnu. Vyzkoušejte si RAYNET na 30 dní zdarma.
Vyzkoušejte si RAYNET na 30 dní zdarma
