K2 Industry jsou odborníci, kteří už téměř 30 let na český trh dodávají kvalitní komponenty a produkty jako jsou ložiska, řemeny nebo maziva. Spolupracují s předními světovými výrobci a nabízí služby včetně technické podpory a konzultací.
Co se dozvíte?
- Proč se v K2 rozhodli nahradit minulé řešení
- Co pomohlo v implementaci RAYNETu
- Kde nastal po zavedení CRM největší posun
Rostoucí potíže
V K2 Industry se řídí heslem – čím míň nástrojů, tím líp – a na správu obchodních případů využívali dlouho zavedený systém. Jak ale vzpomíná Jaroslav Václav, manažer podpory obchodu, on i jeho kolegové měli postupně stále větší potíže s ním pracovat, protože byl systém nepřehledný: „Dávaly se tam prakticky jen zápisy ze schůzek a to bylo vše. Třeba vyhledávání tam bylo tak zvláštně udělané, že bez znalosti dodatečných informací bylo náročné se k čemukoliv dostat.“
Právě kvůli nepřístupnosti dřívějšího nástroje se řada dílčích činností ve firmě řešila po e-mailech, v tabulkách nebo aplikacích typu Outlook.
„Nebylo to řízené kolektivně, takže jsme neměli přehled o tom, co někdo jiný z týmu dělá. Navíc, když něco zapíšete do tabulek, snadno se na to zapomene a pár měsíců se nic neděje.“
Na základě těchto problémů, ale taky díky impulsu nových interních projektů, se proto Jaroslav pustil do hledání vhodného CRM, které by umožnilo řídit projekty systematicky a efektivně.
„Potřeboval jsem najít systém, který bude pro kolegy zároveň vizuálně i pracovně příjemný. Nic těžkého. Nechtěli jsme velké korporátní řešení, u kterého bychom nepoužívali 80 % věcí, co tam jsou.“
3 problémy, které mělo CRM vyřešit
3 zásadní požadavky na nové CRM
Hlavně přehledně
V rámci průzkumu prošel Jaroslav Václav několik dostupných CRM, mezi kterými ho nakonec nejvíce zaujal právě RAYNET. Obratem si založil zkušební verzi, kde možnosti CRM v dalších týdnech naplno testoval. K výběru mu pomohly i YouTube videa a srovnání s představením konkrétních funkcí.
Jedním z důležitých požadavků, na základě kterého Jaroslav k volbě přistupoval, byla celková přívětivost systému. Aby byl vybraný nástroj dostatečně jednoduchý na obsluhu a nešlo o propletenou síť, ve které by bylo složité se zorientovat.
„Někteří z nás sice pracují se systémem denně. Jiní kolegové ale využívají jen dílčí možnosti, a proto pro nás bylo důležité, aby bylo CRM dostatečně přehledné i pro ty, kteří využívají jen pár funkcí a tráví v prostředí nástroje omezený čas.“
Konzultace, školení, akce
Hlavním úkolem v rámci implementace bylo přenést z bývalého CRM co nejvíce obchodních případů a informací. Jednu z počátečních výzev pak dle Jaroslava představovalo, aby si postupy v rámci nového systému co nejdříve osvojili i jeho kolegové ve firmě – zejména obchodníci, kteří nástroj primárně využívají.
„Výhodou pro nás bylo, že nás není moc, takže když něco napoprvé nefunguje, stačí jeden telefonát nebo jen přeběhnout do vedlejší kanceláře a vše si ukázat. V tom byl pro nás přesun k novému CRM jednoduchý.“
Pomohl v tom i náš konzultant, který celý proces řešil a přiblížil hlavní funkce a vychytávky, aby byl přechod co nejvíce plynulý. Tým K2 Industry se následně zúčastnil našeho celodenního školení, kde popisujeme práci se systémem pro běžné uživatele i administrátory.
Tip > Termíny chystaných školení pro začínající a pokročilé uživatele, oborová řešení i záznamy starších webinářů, které si můžete pustit zpětně, najdete na našem webu.
Změna na pár kliknutí
Pozitivní posun dnes Jaroslav Václav vidí při úkolování a celkovém plánování projektů. CRM dalo firemním procesům větší řád, v rámci kterého je pro zaměstnance jednodušší sledovat, jaké úkoly se aktuálně řeší a v jaké jsou fázi. Zjednodušilo to práci a omezilo neefektivitu, která dříve při řešení úkolů vznikala.
Některým z kolegů podle Jaroslava dodalo zavedení RAYNETu zároveň nový zápal do práce a do nástroje zapisují prakticky všechny informace. Důležitou změnu vidí i v tom, že se mnoho záznamů přesunulo z osobních diářů přímo do CRM.
„Usnadnilo nám to řízení projektů i následné reportování. Když potřebuju nějaký přehled, třeba za loňský rok, mám ho během čtvrt hodiny hotový. Nemusím procházet excelovské tabulky a složitě ty informace dohledávat. Prostě se podívám a přes pár kliknutí zjistím, co se kde dělo.“
Více energie chce manažer podpory obchodu v dalším období vložit do digitalizace a automatizace. Propojit systémy, které v současnosti využívají, aby vše běželo hladce a činnosti se daly řešit na pár kliknutí, což bude lidem ve firmě šetřit čas. Zkrátka dále zjednodušovat práci. Pomoct v tom mají i integrace RAYNETu – např. s účetním systémem Pohoda, který ve firmě dlouhodobě používají pro řešení fakturací, zásob i objednávek, a také s e-mailovým klientem.
„Snažím se RAYNET používat na maximum, aby byl co nejvíce spojený s naší každodenní prací. Zatím se to daří. Lidi ve firmě to opravdu berou jako plus a ne jako otravu. Jednotný systém, kde najdeme všechno, nám sedí. A výhoda, kterou musím vypíchnout je, že se dá opravdu skloubit se vším.“
Díky RAYNETu teď v K2 Industry:
- Mají lepší přehled nad průběhem zadaných úkolů.
- Udělali další kroky v zefektivnění práce, mj. díky propojení používaných systémů.
- Šetří energii i čas zaměstnanců, který mohou věnovat důležitějším činnostem.
