6 tipů, jak vybrat nejlepší CRM pro vaši firmu

Při výběru CRM zvažte nejen nabízené funkce. Důležité je také, jak jednoduše systém propojíte s už používanými nástroji nebo jakou zákaznickou podporu dodavatel CRM systému nabízí. Přečtěte si, na co se při výběru CRM zaměřit.

Nejlepší CRM systém

CRM obecně usnadňuje práci při oslovování leadů, uzavírání nových obchodů a budování vztahů s klienty. Obchodníky zbavuje administrativy a manažerům dává přehled nad zakázkami a obchodními výsledky. Nejlepší CRM je to, které nejlépe odpovídá vašim potřebám a plní vaše očekávání. Proto si před dotazem, jak vybrat nejlepší CRM, položte raději otázku, s čím mi má CRM pomoct?

1. Zmapujte procesy, které má CRM systém usnadnit

Aby mohl CRM systém vaše obchodní procesy zlepšit a zefektivnit, musíte nejdřív sami vědět, jak je máte nastavené. Projděte si klíčové procesy v prodeji, ale i marketingu nebo zákaznickém servisu. Udělejte si přehled o tom, co funguje a na čem by se dalo zapracovat.

Pomůžou vám následující otázky:

• Jak procesy vypadají a jaké mají kroky?
• Daly by se některé dělat efektivněji? Jsou zbytečně zdlouhavé, děláte je stále dokola?
• Jaké problémy máte a potřebujete je vyřešit? Zaměřte se na to, jestli se vám daří oslovování nových leadů, domlouvání schůzek, uzavírání nových obchodů a udržování si zákazníků?
• Jak si představujete, že by procesy měly fungovat a jak je CRM vylepší? Jak vám má CRM pomoct a čeho s ním dosáhnete?

Na všechny otázky si poctivě odpovězte, zjistěte také názory od obchodníků a dalších kolegů, kterých se procesy a zavedení CRM týkají. Abyste vybrali nejlepší CRM software pro celou firmu, zvažte například, zda CRM podpoří procesy všech týmů, které s ním budou pracovat.

Jakmile budete znát obtíže, se kterými se obchodníci a další kolegové potýkají, lépe vyberete CRM, které jim pomůže.

Při výběru vám také výrazně pomůže, pokud si stručně nadefinujete cíle, kterých chcete pomocí CRM dosáhnout, například:

• získání více nových klientů,
• zpřehlednění obchodních dat,
• zvýšení konverzi,
• zjednodušení a digitalizování práce obchodníků
• nebo lepší zacílení marketingových kampaní.

2. Ujasněte si požadavky na technické řešení

Máte dvě možnosti, jak může CRM ve vaší firmě fungovat:

CRM software můžete mít nainstalovaný na svém vlastním serveru. K tomu potřebujete kromě serveru třeba také dostatečně velké úložiště dat, zabezpečení a zkušené IT pracovníky. Tato varianta se nejčastěji týká velkých firem, které mají CRM jako součást svého ERP systému.

Druhou a častější možností je CRM v cloudu, které běží na serverech poskytovatele. U něj jsou bezpečně uložená i všechna data. K CRM máte přístup přes internet odkudkoliv – i mimo kancelář, z notebooku, tabletu či mobilu. Platíte měsíční poplatky a případně další náklady na upgrade či doplnění funkcionalit. O údržbu systému se stará poskytovatel, takže to máte bez starostí.

Při rozhodovování, jak vybrat nejlepší CRM software proto zvažte i technické možnosti vaší firmy i představy, jak chcete s CRM pracovat.

3. Rozmyslete si požadované funkce

Většina CRM systémů v základu nabízí to stejné. Správu kontaktů, udržování přehledu o leadech a o tom, v jaké fázi obchodního procesu se u kterého obchodního případu zrovna nacházíte, najdete v každém CRM. Pokud vám to stačí, nemusíte sáhodlouze porovnávat další doplňkové funkce, které ani nevyužijete.

Zaměřte se spíš na nedostatky, kterými vaše procesy trpí a které jste odhalili v prvním kroku. Ptejte se, zda vám funkce daného CRM systému pomohou tyto problémy vyřešit, jak podpoří vaše klíčové procesy a zda se vám s CRM bude dobře pracovat. Dohledejte si tyto informace na webu CRM, ale zároveň se na ně zeptejte i jejich obchodníka.

Součástí každého CRM je evidence zákazníků. Jaké údaje o klientech se vyplatí evidovat, jsme popsali v samostatném článku.

Promyslete si také, které nástroje už používáte a potřebujete je do CRM integrovat. Obvykle se CRM systémy propojují s účetními a fakturačními systémy, mailingovými nástroji, kalendáři, e-shopy a skladovými softwary nebo nástroji pro řízení projektů.

4. Proklepněte si zákaznickou podporu a vše si vyzkoušejte

Důležitým kritériem pro výběr CRM je i zákaznická podpora, kterou poskytovatel CRM nabízí. Promyslete si, jestli potřebujete proškolení zaměstnanců, seminář nebo byste ocenili videonávody. A samozřejmě si ověřte, že je dodavatel nabízí.

Kvalitní CRM poznáte také podle jednoduchého rozhraní, ve kterém se obchodnický tým rychle zorientuje. Proto si stáhněte demoverzi a vyzkoušejte si práci v CRM nanečisto. Ověřte si například přehlednost kalendáře nebo rychlost vytvoření nového klienta v adresáři.

Většina CRM nabízí zkušební verzi zdarma se všemi funkcemi a je omezená pouze dobou využívání. Například naše RAYNET CRM můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma a bez závazků.

5. Zvažte, jaký máte na CRM rozpočet

Po projití předchozích bodů už nejspíš máte jasnější představu, co od CRM systému očekáváte. Zbývá výběr odpovídajícího řešení a také poslední, i když neméně důležitá otázka financí.

Myslete na to, že cena CRM se odvíjí jak od funkcí, tak i třeba od toho, kolik lidí bude systém využívat nebo kolik dat v něm budete mít uloženo. Znovu se můžete vracet k tomu, které funkce opravdu potřebujete, využijete a zefektivní vaše obchodní procesy. Stejně tak zvažte, že bude CRM skutečně užitečné pro všechny kolegy. Zejména cloudová CRM jsou nejčastěji účtovaná podle počtu uživatelů (licencí).

U každého potenciálního kandidáta na vaše budoucí CRM také zkontrolujte, zda neobsahuje skryté poplatky. Nejčastěji jsou to:

• zpoplatněné funkce – některá CRM si nechávají účtovat extra za specifické funkce,
• datové limity – například omezený počet dokladů nebo kontaktů,
• poplatky za integrace s dalšími nástroji,
• poplatky za import dat – například pokud přecházíte z jiného systému,
• příplatky za lepší zákaznickou podporu.

6. Prohlédněte si oborové reference

Jakmile budete mít vytipovaných více dodavatelů, prohlédněte si jejich reference. Hledejte mezi nimi firmy, které jsou z podobného oboru a podobné velikosti jako vy. Nejspíš mají podobné potřeby, a pokud jsou s CRM spokojené, je větší šance, že sedne i vám.

Dodavatelé CRM by také měli na webu jasně uvést, pro které obory je jejich nástroj nejvhodnější. Většinou mají na webu stránky s oborovými řešeními, kde konkrétně popisují přínosy nástroje pro realiťáky, finanční poradce, malé firmy a podobně. Vypadají například takto.