5 kroků, jak se připravit na obchodní jednání

Úspěšnou obchodní schůzku nedělá správně vybraná kravata ani pevný stisk ruky, ale poctivá příprava. Musíte poznat klienta, připravit si otázky nebo vybrat případovou studii. Vše, na co před schůzkou nesmíte zapomenout, najdete v tomto článku.

1. Poznejte klienta a jeho trh

Před schůzkou musíte přesně vědět, jak vaše řešení klientovi pomůže – a nemyslíme tím obecné prodejní argumenty, které máte ve své obchodní příručce. Podstatné je, jak pomůžete tomuto konkrétnímu klientovi. V praxi je to detektivní práce, při které musíte podrobně poznat klienta, jeho konkurenci a jeho trh. Nastudujte si zejména:

• vaši dosavadní komunikaci s klientem,
• klientův web,
• klientovy blogové články,
• klientovy sociální sítě,
• sociální sítě lidí, kteří budou na schůzce přítomni (zejména LinkedIn),
• klientovu konkurenci,
• články a data o klientově trhu.

Informace, které potřebujete získat, jsou především:

• historie klienta,
• klientovy produkty a služby,
• kompetence a zájmy lidí, se kterými budete jednat,
• stav klientova trhu,
• oborová specifika,
• stav klientovy konkurence
• a potenciál klientova růstu.

V rámci výzkumu si klienta také vygooglete. Poznejte ho nejen v profesním, ale i v osobním životě. Nasbíráte tak třeba dostatek námětů pro zahajovací small talk. Pokud například zjistíte, že klient rád chodí se psem na cvičák, navažte na to. Klienta tím nerozhodíte –⁠ naopak ocení, že jste vzali přípravu tak důkladně.

Počáteční výzkum vám usnadní také CRM systém. Všechny údaje o klientovi v něm evidujete na jednom místě a udržíte si před schůzkou čistou hlavu. Každé solidní CRM si můžete po omezenou dobu zdarma vyzkoušet, tak ho otestujte.

Vyzkoušet CRM

Jakmile klienta důkladně poznáte, zpracujte si jeho hlavní pain pointy, tedy problémy, které řeší. Na obchodní schůzce byste totiž měli prezentovat své řešení v kontextu klientových potřeb. Neopakujte obecné informace, které si může přečíst na vašem webu, ale rovnou klientovi představte, jak váš produkt nebo služba vyřeší jeho konkrétní bolesti.

2. Připravte si otázky a odpovědi

Po výzkumu budete mít pravděpodobně hlavu plnou otázek, které chcete klientovi položit. Určitě to udělejte, dáte tím na schůzce najevo svůj zájem o něj a poctivou přípravu.

Připravte si pouze otevřené otázky, na které klient nemůže odpovědět pouze ano/ne. Navedete ho k tomu, aby se rozpovídal a poskytl vám co největší množství informací, se kterými můžete dále pracovat.

Kromě zmíněných otázek byste se měli vždy zeptat:

• proč vás klient oslovil,
• jaký problém od vás potřebuje vyřešit,
• jaký má budget pro vaše řešení,
• jak si představuje ideálního dodavatele,
• které informace nebyli schopni zjistit od jiných dodavatelů.

Otázky si zpracujte do seznamu, který budete mít na schůzce k dispozici.

Zároveň si připravte odpovědi na nejčastější otázky, které očekáváte, že klient položí. Pokud pracujete ve firmě, kde již obchodní tým nějakou dobu funguje, měli byste mít časté otázky a odpovědi připravené od kolegů.

Pamatujte ale, že obchodní schůzka by neměla být křížový výslech. Nechte většinu času mluvit klienta, aktivně mu naslouchejte a hledejte společně řešení jeho problémů.

3. Připravte si případovou studii

Případové studie (neboli use cases či success stories) jsou jednou z nejužitečnějších obchodnických zbraní. Zamyslete se, který z vašich současných klientů se nejvíc podobá tomu, se kterým budete jednat. Na základě konkrétních dat si připravte povídání o tom, jak mu vaše řešení pomohlo.

Případovou studii si nepřikrášlujte, ale založte ji čistě na pravdě –⁠ potenciální klient totiž může klienta z případové studie kontaktovat. Důležité je vybrat případovou studii o klientovi, který:

• je s vámi spokojený,
• je ze stejného nebo podobného trhu jako potenciální klient,
• a má podobné priority –⁠ například perfektní servis, rychlou návratnost nebo cokoliv jiného.

Je-li to u vašeho řešení možné, připravte pro potenciálního klienta také demoverzi, kterou mu odprezentujete a bude si ji moci vyzkoušet.

4. Schůzka nanečisto

Zejména pro začínající obchodníky je příprava na důležitou schůzku často o nervy. Co kdybyste náhodou zapomněli na důležitou otázku nebo připravili špatný argument? Nedostatky v přípravě vám pomůže vyladit schůzka nanečisto.

V ideálním případě si schůzku vyzkoušejte s kolegou z obchodního týmu nebo nadřízeným. Pokud jste freelancer, zvolte klidně jednoho z vašich blízkých. Dbejte na to, aby schůzka nanečisto probíhala co nejautentičtěji – proto dejte svému protějšku základní informace o klientovi.

Před schůzkou také nanečisto připravte parťákovi seznam potenciálních problémových otázek, které ze strany klienta očekáváte. Nechte ho, ať sleduje vaše reakce a dá vám na ně zpětnou vazbu. Připravíte se tak na nepříjemné otázky a máte jistotu, že vás na nich klient nenachytá.

Jako přípravu si také můžete přečíst náš článek o TOP obchodních dovednostech, ať víte, co musíte vypilovat.

Po skončení se parťáka zeptejte:

• jaký má ze schůzky dojem,
• zda jste nebyli nudní nebo málo přesvědčiví,
• co byste měli změnit, vynechat nebo přidat.

5. Připravte plán schůzky

Na základě zpětné vazby a svých vlastních dojmů ze schůzky nanečisto upravte svou dosavadní taktiku a připravte si konkrétní plán schůzky bod po bodu. Pomůže vám v tom, aby schůzka směřovala k jasnému cíli, probrali jste vše důležité a maximálně s potenciálním klientem využili společný čas.

Schůzku si rozplánujte do jednotlivých kroků a pro každý stanovte časový odhad. Bude-li na schůzce více lidí z vašeho týmu, plán schůzky jim pošlete.

A je to. Teď jste na obchodní schůzku připraveni. O tom, co dělat na místě a jak se během obchodního jednání chovat, si přečtěte v samostatném článku.

Check-list, co zařídit před schůzkou s klientem

• Potvrďte si s klientem datum, čas a místo.
• Naplánujte případné technikálie jako přípravu plátna, projektoru, nebo odešlete link kolegům, kteří se připojí vzdáleně.
• Poznejte klienta a jeho trh.
• Sepište si klientovy hlavní problémy.
• Připravte si otázky a odpovědi na očekávané dotazy.
• Připravte si případovou studii nebo demoverzi vašeho řešení.
• Připravte si dle situace dokumenty jako nabídky nebo smlouvy.
• Vyzkoušejte si schůzku nanečisto.
• Vypracujte konkrétní plán schůzky.
• A před schůzkou se dobře vyspěte.