Obchodní referent funguje v sales týmu nejčastěji jako podpůrná administrativní podpora. Jeho pracovní náplň se v různých firmách liší ještě víc než u obchodních zástupců. Přesto se nám podařilo shrnout, co pozice obchodního referenta nejčastěji obnáší, rozdíly mezi referenty a obchodníky a vliv CRM na tuto pozici.
Kdo je to obchodní referent
Obchodní referent má na starosti dílčí administrativní úkoly spojené s obchodní agendou firmy. Proto firmy tuto pozici často nazývají i jako obchodní asistent.
Na obchodního referenta nejčastěji narazíte ve velkých firmách s větším množstvím klientů nebo dodavatelů. Uplatní se také ve firmách, kde proudí množství dokladů dovnitř a ven. Čím víc administrativních povinností totiž při obchodu vzniká, tím roste množství práce pro obchodního referenta.
Ne každé obchodní oddělení obchodního referenta potřebuje. Jeho pracovní náplň si často rozdělují:
- obchodníky,
- administrativní pracovníky,
- nákupčí,
- logistiky
- nebo účetní.
Velkou část agendy obchodního referenta zastane nebo aspoň usnadní CRM – obchodní nástroj pro řízení vztahu s klienty.
Co dělá obchodní referent
Pracovní náplň obchodního referenta nejčastěji tvoří:
- příprava podkladů pro obchodní jednání,
- příprava smluv,
- příjem a vyřizování poptávek,
- správa klientů a zakázek
- jednání s úřady,
- tvorba nabídek,
- příprava faktur,
- komunikace s obchodními partnery,
- komunikace s marketingovým nebo produktovým oddělením,
- analýzu konkurence,
- příprava dat na obchodní porady,
- příprava podkladů pro účetní,
- logistická administrativa.
V některých firmách obchodní referent přičichne i k aktivnímu obchodu. Poté řeší ještě:
- rozvíjení vztahů se současnými zákazníky,
- zákaznickou podporu,
- akvizici zákazníků,
- navolávání a cold e-mailing.
Obchodní zástupce vs. obchodní referent
Základní rozdíl mezi obchodním zástupcem a obchodním referentem je, že hlavní náplní obchodního zástupce (nebo jednoduše obchodníka) je aktivní prodej. Obchodník by měl maximum pracovní doby trávit nabízením produktů a služeb firmy.
Oproti tomu obchodní referent má pod palcem veškerou obchodní administrativu. Díky práci obchodního referenta tak mají obchodníci více času na schůzky s klienty a aktivní prodej.
Rozdíl je také v mzdovém ohodnocení. Čím více obchodní zástupce prodá, tím má firma větší zisk a tím víc si obchodník vydělá na provizích. Oproti tomu obchodní referent mívá fixní mzdu, protože se na aktivním prodeji obvykle nepodílí.
Vlastnosti dobrého obchodníka referenta
Obchodní referent má oproti obchodníkům tu výhodu, že se ve většině případů nemusí učit obchodní taktiky a vyjednávání. Ale aby svou práci dělal dobře, stále potřebuje:
- být samostatný a pečlivý – obchodnímu referentovi projdou měsíčně pod rukama stovky klíčových dokumentů,
- zvládat organizaci času – plnění termínů je v obchodu klíčové a úkoly nesmí dlouho stát,
- být odolný vůči stresu – musí zvládat odmítání klientů i řešení problémů,
- umět komunikovat – velkou část práce tráví referent komunikací s obchodníky, kolegy z jiných oddělení a klienty,
- mít touhu se neustále vzdělávat – stejně jako obchodník musí referent perfektně znát svou firmu, produkty, trh i konkurenci.
Potřebujete jako obchodník nebo obchodní referent pomoc s plánováním práce? Přečtěte si článek s ozkoušenými radami.
Obchodní referent a CRM
V posledních deseti letech raketově roste obliba CRM systémů, které zjednodušují a automatizují obchodní proces, a tím i referentovu práci. Firma tak veškerou obchodní agendu řídí přehledně na jednom místě. Proto by měl každý obchodní referent práci s CRM ovládat.
CRM zrychluje činnosti jako:
- zakládání nových klientů a spravování stávajících,
- evidenci zakázek,
- plánování schůzek v obchodním kalendáři,
- sledování obchodních výsledků
- tvorbu nabídek, smluv a dalších dokumentů.
Díky tomu dnes obchodní referenti například:
- nevytváří nabídky od nuly, protože CRM jim předpřipraví hlavičku klienta a vybrané produkty,
- při zakládání nových klientů nevypisují všechny údaje, CRM je za ně doplní z rejstříku ARES,
- vše, co v CRM vytvoří, se automaticky propíše ke klientovi, do obchodního případu a na další místa v CRM, takže referenti údaje nepřepisují a nekopírují,
- obchodní čísla za určitou dobu či od určitých klientů na pár kliknutí vyfiltrují a exportují do PDF.
Než se do práce v CRM pustíte naplno, vyzkoušejte si zkušební verzi. Například oblíbené české CRM RAYNET máte na 30 dní zdarma a bez závazků.
