Optimio: RAYNET? Zásadní změna v řízení našeho obchodu

Optimio jsou borci přes marketing, kteří více než 14 let tvoří růstové marketingové strategie. Jako tým pokrývají všechna důležitá témata fullservicové marketingové agentury. Od výzkumu až po exekuci. RAYNET CRM využívají od roku 2023.

Co se dozvíte?

1. Proč Optimio vyměnilo Excel za CRM
2. Jak se firmě podařilo nahradit pocity za tvrdá data
3. Kde vidí budoucí výzvy svého podnikání

Z Excelu do CRM

První impuls k přechodu na nový systém přišel pro Optimio ve chvíli, kdy mělo proběhnout rozšíření obchodního týmu. Stávající tabulky, které marketingová firma používala v předchozích letech, byly sice do určité doby efektivní, nástroj ale neposkytoval dostatečnou kontrolu a přehled – zvlášť v dlouhodobém horizontu.

„Akceptovali jsme nedůslednost a nedostačující možnosti, které nám nabízel Excel. Chyběla evidence dílčích hovorů nebo třeba odmítnutých menších poptávek, což firmu připravovalo o spoustu dat,“ říká spolumajitel Optimia Marek Žáček. Současně dodává, že dokud se obchodu daří, podobné údaje nejsou tolik třeba: „Jakmile ale přijdou náročnější časy, potřebujete umět lidi více řídit. A k tomu jsou data nezbytná. Věděli jsme, že budeme potřebovat CRM.“

Další zásadní okamžik přišel podle Žáčka ve chvíli, kdy se společně s druhým spolumajitelem zúčastnili oborového školení a jedna pasáž se celá věnovala tomu, jak řídit a vyhodnocovat obchod: „V tu chvíli jsme si řekli OK, jsme připraveni, protože toto nám nikdy Excel neudělá.“

Snadná evidence aktivit

Na základě zmíněného školení si v Optimiu přesně nalajnovali a vizualizovali celý nákupní proces – jak by měl vypadat a jak vyhodnocovat získaná data. Dle stanovených parametrů začal výběr vhodného nástroje.

Během volby CRM v týmu testovali několik systémů, mezi kterými RAYNET vystoupil mj. díky přehlednému prostředí, se kterým se mohli noví uživatelé jednoduše seznámit, a české podpoře. „Některé konkurenční nástroje, které jsme zkusili, byly gigantické a náročné na obsluhu. RAYNET, který je navíc v češtině, byl v tomhle ohledu TOPka,“ uvedl Marek Žáček.

Na systému Optimiu rovněž vyhovovalo, že má vedle funnelů i aktivity, které se vážou ke kontaktům, a je tak snadno dohledatelné, kdy a co se děje. Taková evidence aktivit, ať už jde o úkoly, schůzky nebo telefonáty, pomáhá budovat pevný vztah s klienty. Naplánované aktivity se navíc promítají do kalendáře, díky čemuž je snadnější neztratit přehled o dalších krocích.

„Proces rozhodování trval déle. Moment, po kterém jsme si řekli, že budeme RAYNET používat byl, kdy jsme si nachystali nanečisto celý náš proces a zkusili, jak to bude reálně fungovat. CRM muselo splnit celkové flow, které jsme vyžadovali. A splnilo.“

Zásadní změna? Data místo pocitů

Jedna z obav v rámci procesu integrace systému do firmy byla, aby jednotliví členové týmu nový nástroj dokázali efektivně zapojit do každodenní práce. Druhá směřovala k času, který bude třeba alokovat na zaznamenávání údajů do CRM. Po zaškolení s našimi konzultanty se ale veškeré překážky podařilo postupně vyřešit.

„Jsem matematicky založený člověk a funnel, který teď máme nastavený, nám umožňuje vést skutečně podnětné a věcné debaty,“ zmiňuje Žáček jeden z hlavních přínosů. V tabulkách, které v Optimiu využívali dříve, byly zanesené pouze některé údaje, takže firmě ve výsledku chyběl přehled třeba o tom, u jakých poptávek spolupráce nedopadla nebo které partnerství aktuálně běží. Viditelné bylo prakticky jen to, co je tzv. rozehrané. 

„Když přišly otázky, co je dál ve výhledu, neměli jsme nic k dispozici. Teď to můžu vzít vše hezky odzadu a říct obchodníkům dobře, tady není žádný obchodní případ, co máte předtím? Vy nemáte audity? Jestli chcete obchodní případ, potřebujete mít alespoň 4 audity. K tomu je třeba rozjednat X firem, to znamená tolik callů, atd. A toto nám RAYNET umožňuje jednoduše řídit. To je asi ta zásadní změna.“ 

Díky zapojení CRM získalo Optimio větší přehled na všech úrovních. Vedení i obchodníci tak mohou lépe plánovat kroky pro následující měsíce a stavět svá rozhodnutí na skutečných číslech.

Tip > Prodejní trychtýř (sales funnel) je jedno z témat, které jsme přiblížili na blogu.

Aktuální výzva

Další fáze, kterou firma plánuje, je zpracování dat z jednotlivých oddělení, což pomůže získat lepší výhled do budoucna a optimalizovat tak mimo jiné zátěž napříč týmy, ať už jde o marketing nebo obchod. Sesbírané informace současně pomohou zefektivnit společné debaty a lépe vybírat priority pro další posun v rámci rozjetých projektů. 

„Dokážu si představit, že kdybychom neměli dva obchodníky, ale třeba pět, a pipeline by byla pětkrát větší, budou u nás tyto debaty na čtrnáctidenní bázi. Toto je cesta, kterou chceme jít. Přesně proto jsme RAYNET zaváděli.“ 

Jednou z výzev, které v Optimiu aktuálně řeší, je hledání typů firem, u kterých mají při uzavírání spolupráce dlouhodobě vyšší úspěšnost – nejen podle oborového zaměření, ale i dalších parametrů, jako je např. obrat. Ze sesbíraných dat a následného vyhodnocení dostatečného vzorku si firma slibuje, že bude pro obchodníky snadnější zvolit vhodné oslovení vybraných zákazníků a lépe v komunikaci cílit na jejich potřeby. To vše by se mohlo zaznamenávat právě v RAYNETu. 

„Abychom věděli, jaký styl komunikace na daného zákazníka funguje a s jakou pravděpodobností. Představuju si, že přesně na to je CRM, resp. RAYNET ideální nástroj,“ naznačil k plánům Marek Žáček.

Díky RAYNETu teď v Optimiu:

• Získali nástroj, se kterým mohou evidovat všechny potřebné údaje.
• Mají větší přehled a kontrolu (nejen) nad příchozími poptávkami.
• Na základě reálných čísel se mohou lépe rozhodovat o dalších krocích.