CRM vs. Excel: v čem přesně je CRM lepší než tabulky

Většina firem začíná s řízením obchodu v excelových tabulkách. Evidují v nich zakázky, klienty, termíny nebo finance. Časem se ale tabulky začnou hromadit, stanou se nepřehlednými a tento styl řízení obchodu poněkud neudržitelným. V tu chvíli začnou zvažovat pořízení CRM a ptát se, v čem všem je CRM oproti tabulkám lepší. V článku na to odpovíme.

1. Evidence klientů a zakázek

Na řízení obchodu jedna tabulka nestačí. V praxi vedou firmy několik tabulek zvlášť pro klienty, leady, zakázky a další údaje. Tabulky se postupně plní, stávají se nepřehlednými a ztrácí se ve složkách nebo po e-mailech. Protože na sebe jednotlivé údaje v tabulkách navazují, musí mít obchodníci neustále otevřených několik tabulek nebo překlikávat mezi listy.

CRM má tu výhodu, že v něm máte všechny informace na jednom místě a snadno dostupné. Také do něj pohodlně dostanete údaje, na které v tabulkách z důvodu přehlednosti není prostor.

U každého klienta evidujete: 

• základní údaje, 
• adresu, 
• hodnotu obchodního vztahu, 
• dokumenty a smlouvy,
• kontaktní osoby
• a především historii veškeré komunikace, nabídek a objednávek. 

U zakázek pak máte přehled:

• kolik zakázek a v jaké hodnotě máte aktuálně ve hře,
• v jakém jsou stavu a kdo je řeší,
• co je potřeba udělat, aby se zakázka posunula do další obchodní fáze.

A protože je CRM na rozdíl od Excelu nástroj vytvořený na míru obchodníkům, je přehlednější a rychle se v něm zorientujete. Z události v kalendáři se prokliknete na zakázku, ze zakázky na klienta z klienta třeba na konkrétní nabídku –⁠ vše je provázané.

2. Automatizace rutinních činností

Nevýhodou Excelu je, že do něj musíte všechny informace ručně přepisovat odjinud. Práce s Excelem je proto časově náročnější než v případě CRM, které velkou část těchto rutinních činností automatizuje.

Zde je pár příkladů:

• Když přidáváte nového klienta, stačí do CRM zadat název firmy a systém většinu údajů stáhne z rejstříku ARES a vyplní je za vás. 
• Při vytváření nabídky se do PDF vygeneruje hlavička klienta a produkty, které jste v CRM vybrali.
• Nabídku rovnou z CRM odešlete klientovi, aniž byste otevřeli e-mailovou aplikaci.
• Vše, co v CRM vytvoříte (například nabídka), se automaticky propíše ke klientovi, do obchodního případu a na další místa, takže nemusíte údaje přepisovat.

3. Historie klienta a kontext k zakázkám

Evidovat historii klientů a zakázek jde v Excelu jen velmi těžko – s větším množstvím informací se stávají nepřehlednými. Zorientovat se v historii klienta v Excelu by vás stálo spoustu času a vyžadovalo by to dohledávání informací po tabulkách, e-mailech a složkách s dokumenty.

V tabulce sice můžete evidovat leady, ale pravděpodobně nemáte dost místa na to, abyste zapsali, kdo z obchodníků jim volal, kdy a co spolu řešili. Zjišťovat, zda je lead ještě relevantní, nebo už je mrtvý, pak musíte u kolegů osobně.

V CRM u každého klienta vidíte vše, co společně máte za sebou. Od odeslaných nabídek přes veškerou e-mailovou a telefonickou komunikaci až po všechny nákupy, reklamace nebo produkty, o které klient projevil zájem.

Do CRM tak kdykoliv nahlédne váš kolega, aby rychle získal povědomí o historii klienta. A také vy si před schůzkou rychle připomenete vše, co jste kdy s klientem řešili. 

O tom, které informace o zákaznících se vyplatí evidovat, si přečtěte samostatný článek.

4. Napojení na další nástroje

Excel i CRM lze propojit s jinými kancelářskými nástroji. Rozdíl je v tom, že Excel není primárně obchodní nástroj, takže jen málo nabízených integrací vám obchod skutečně usnadní. 

CRM si propojíte například s:

• fakturační aplikací,
• nástrojem pro projektové řízení,
• nástrojem pro hromadné rozesílání e-mailů
• nebo e-shopem.

Přímo ze CRM odešlete faktury za hotové zakázky, evidujete úspěšnost e-mailových kampaní u klientů nebo vám do CRM automaticky padají objednávky z e-shopu.

5. Reporting

Reporty v Excelu vyžadují ruční nastavování funkcí, makra a vytváření grafů. Případně lze data z tabulek počítat pomocí kalkulačky, ale na to v obchodu není čas. Navíc stačí, aby se kdokoliv v týmu přeťuknul, rozbije nastavený vzorec a reporty už nejsou relevantní.

CRM reporty vytvoří automaticky a v přehledných barevných grafech. Ukáže vám například prodejní trychtýř, ve kterém na první dobrou vidíte v jaké fázi obchodního procesu je kolik zakázek a kolik na nich můžete vydělat. Stejně jednoduše si vyfiltrujete zisky za minulý kvartál nebo předpověď příjmů na následující měsíce.

Ať už obchodujete v tabulkách, nebo v CRM, nezapomeňte sledovat klíčové ukazatele výkonnosti.

6. Ukládání dokumentů

Do Excelu dokumenty nevložíte, do CRM ano. Máte-li klienty a zakázky v tabulkách, dokumenty musíte evidovat zvlášť ve složkách nebo v on-line úložišti.

Do CRM nabídky, faktury nebo smlouvy nejen nahrajete, ale rovnou je v nich i vytvoříte a v některých CRM dokonce i s klientem elektronicky podepíšete. U každého klienta pak v adresáři uvidíte, které dokumenty jste spolu podepsali a jedním klikem si je otevřete.

7. Využití v terénu

Excel sice má svou mobilní aplikaci, ale funguje prakticky stejně jako v desktopové verzi. Mobilní CRM má funkce navíc, které jsou vytvořené pro to, aby obchodníkům v terénu usnadnily práci.

V mobilním CRM najdete například:

• navigaci ke klientům,
• vkládání fotek ze schůzek,
• diktování zpráv,
• skenování vizitek
• nebo vkládání rychlých poznámek.

8. Oprávnění uživatelů

V CRM si dle potřeb nastavíte oprávnění pro jednotlivé uživatele. Takže obchodníci například uvidí pouze zakázky, které sami řeší, a pouze funkce, které k práci využívají. Díky tomu je pro ně práce v CRM přehlednější. 

V Excelu tyto možnosti nejsou. Přístup do jednotlivých dokumentů sice omezit lze, ale vyžaduje složité třídění souborů a složek dle přístupových práv, a proto je následná orientace na disku nepřehledná.

Než na CRM přejdete, vyzkoušejte si ho

Přestože je CRM oproti tabulkám mocný obchodní nástroj, neskákejte do něj po hlavě. Nejprve si vyzkoušejte demoverzi, na které si na vlastní kůži otestujete, které procesy vám CRM usnadní a jak.

Třeba náš RAYNET CRM si můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma a bez závazků.

Vyzkoušet CRM