K čemu je follow-up e-mail a kdy ho klientům poslat

V obchodním procesu navazuje jeden krok na druhý. A k tomu, abyste potenciálního zákazníka popostrčili k dalšímu kroku, často slouží follow-up e-mail. 

Co je to follow-up e-mail

Follow-up e-mail je v obchodním světě zpráva, kterou posíláte někomu, s kým jste v minulosti byli v kontaktu. Jinými slovy navazuje na nějakou předchozí událost a jeho účelem je posunout adresáta dál v obchodním procesu.

Jsou desítky situací, kdy obchodníci odesílají follow-up e-mail. Například:

• s potenciálním zákazníkem jste se potkali na schůzce, po které mu chcete shrnout výsledek a navrhnout následující kroky,
• potenciálnímu klientovi po schůzce odesíláte nabídku,
• seznámili jste se s potenciálním obchodním partnerem na networkingu a chcete navázat na konverzaci,
• zákazník používá demoverzi vašeho řešení a chcete zjistit, jak se mu v ní pracuje či zda nepotřebuje pomoc,
• blíží se schůzka s potenciálním klientem, takže mu chcete připomenout termín a nastínit důležité body, o kterých bude řeč,
• potenciální zákazník vám delší dobu neodepsal na e-mail a chcete se připomenout,
• leží vám u klienta nezaplacená faktura a potřebujete mu poslat upomínku.

Jak vidíte, bez follow-up e-mailů zakázku v prodejním trychtýři často dál neposunete. Jejich rozesílání je v obchodnickém řemeslu nezbytné.

Follow-up e-maily mají i tyto výhody:

• posilují vzájemnou důvěru mezi obchodníkem a klientem (dáváte najevo, že vám na klientovi záleží),
• zvyšují konverze,
• filtrují nerelevantní leady (pokud si nejste jistí, zda s vámi lead chce spolupracovat, follow-up e-mailem to potvrdíte, nebo vyvrátíte).

Kdy a jak napsat follow-up e-mail

Záleží na situaci a důvodu, proč follow-up e-mail posíláte. Obchodní experti obecně radí odeslat ten první po dvou až třech dnech od události, na kterou navazujete. Díky tomu nejste na adresáty příliš hrr, ale zároveň mají téma čerstvě v paměti. 

Pokud vám adresát na follow-up nezareaguje, máte dvě možnosti:

• zkusit to znovu – experti doporučují připomínat se dalšími e-maily v těchto dnech od odeslání prvního follow-upu: 3. den, 7. den, 14. den, 21. den, 28. den a 38. den,
• zavolat mu – díky tomu se ujistíte, zda adresát váš follow-up vůbec dostall a rovnou získáte reakci.

Na rozdíl od jiných obchodních e-mailů musí být follow-upy:

• maximálně stručné a jasné – adresát za pár sekund pochopí, co po něm chcete,
• s jasnou výzvou k akci –  řekněte, co má adresát udělat,
• silně personalizované – nesmí být zaměnitelné s hromadou reklam a spamů, které adresátovi denně chodí.

Pokud potřebujete poradit s tím, jak napsat follow-up e-mail po formální i obsahové stránce, napsali jsme o tom samostatný článek, tak mrkněte. 

Jak práci s follow-upy usnadňuje CRM

Jako obchodník řešíte spoustu follow-upů současně. Bude se vám proto hodit nástroj, který vám připomene, kdy máte který e-mail odeslat a komu. Dobře pro tyto účely poslouží CRM.

Například v RAYNET CRM vyřešíte follow-upy následujícím způsobem:

1. Své úkoly, telefonáty nebo schůzky s klienty průběžně evidujete v obchodním kalendáři.
2. Když z některé schůzky vzejde follow-up, kliknete na ni v kalendáři pravým tlačítkem a vyberete možnost naplánovat další krok (tedy follow-up).
3. CRM vyplní část údajů za vás z události, na kterou follow-up navazuje, a vy už ho jen popíšete (například vytvoření a odeslání nabídky) a nastavíte termín, do kdy ho chcete vyřídit.
4. Follow-up nemusíte nosit v hlavě a CRM vás na něj včas upozorní. Navíc je v systému propojený s konkrétním leadem, klientem nebo obchodním případem, takže se z něj ke všemu rychle prokliknete.

Tvorba follow-upů je pouze jedna z mnoha činností, které CRM obchodníkům usnadňuje. Poskytuje třeba i chytrý adresář klientů, přehled nad všemi rozehranými zakázkami nebo analytické nástroje pro podrobný přehled o tom, jak si váš byznys vede. CRM si můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma, ať se nejprve přesvědčíte, zda a jak vám v praxi pomůže.

Vyzkoušet CRM