Time management obchodníků jako klíč k produktivitě i spokojenosti

Plný kalendář schůzek, do toho vyřídit pár telefonátů, vytvořit a poslat nabídku, vše zapisovat do CRM. Den každého, i toho nejlepšího obchodníka, má jen 24 hodin. Nafouknout ho neumíme, ale správným plánováním ho využijete naplno.

Své tipy na práci s časem a zvýšení produktivity s námi sdílel Adam Bárta, specialista na technologie a nástroje, které zvyšují efektivitu. Přečtěte si jeho rady, které vám pomohou získat více času na to, co je (nejen) v obchodě skutečně důležité.

Proč obchodníci tráví tak málo času prodejem

Obchodníci čelí enormnímu tlaku na výkon. Navzdory úsilí často zjistí, že jen zlomek svého pracovního času věnují prodeji. Podle výzkumů dokonce stráví jen 39 % svého pracovního času aktivitami, které prodávají, nebo během kterých přímo komunikují s klienty.

Z výsledků studie Sales Happiness Index mezi více než 600 obchodníky vyplývá, že 74 % obchodníků tráví většinu času neprodejními aktivitami, jako jsou interní cally a meetingy, plánování telefonátů a schůzek, odpovídání na e-maily nebo vyplňování dat v CRM. Pro 88 % obchodníků jsou tyto činnosti ztrátou času. Aby dosáhli požadovaných výsledků, pracují pak i po večerech, o víkendech nebo na dovolené. Neprodejní aktivity jim berou nejen čas, ale také energii a chuť do práce.

I úkoly spojené s prodejem se postupně nakupí a zaberou hodně času. K jednomu uzavřenému obchodu potřebuje obchodník víc než jednu schůzku. Než se na ně vůbec dostane, předchází tomu řada telefonátů. A takto můžeme pokračovat.

Plánováním ke spokojenosti

K tomu, aby obchodníci všechny úkoly zvládali a zároveň nebyli zahlcení, potřebují kvalitní time management.

„Myslím si, že pokud obchodník ovládá time management, ví, co má dělat, takže eliminuje chaos a prokrastinaci. Pomáhá mu to soustředit se na aktivity, které přinášejí skutečnou hodnotu, tedy lépe vedou k uzavření obchodu,“ říká Adam Bárta.

Věděli jste, že obchodníci, kteří tráví více času obchodováním a v kontaktu s leady, mají větší pocit, že je práce naplňuje? Obchodníci, kteří tímto stráví 3 hodiny, vykazují podle výzkumu 3,4 bodů z 5 na škále spokojenosti. Ti, kteří takto tráví 4 hodiny, mají skóre 3,8 z 5.

Produktivita obchodníka není o tom, jak tvrdě pracuje, ale jak chytře. Efektivní time management v salesu přináší:

1. Lepší soustředění na prioritní úkoly: Zaměříte se na aktivity, které generují zisk – prodejní schůzky, budování vztahů s klienty a uzavírání obchodů.
2. Zvýšení produktivity: Správným rozdělením úkolů se vyhnete ztrátě času s neefektivními úkoly.
3. Zlepšení vztahů s klienty: Budete mít více času na klienty a na prohlubování vztahů s nimi. To přináší vyšší loajalitu a často i větší objemy obchodů.
4. Redukce pracovního stresu: Lepší plánování úkolů pomáhá obchodníkům předcházet chaosu, stresu a vyhoření.

Co je time management a proč je důležitý

Time management je dovednost organizovat si svůj čas tak, aby se obchodník soustředil na prioritní úkoly. Někteří lidé tuto dovednost mají v sobě, jiní se ji musí naučit. Jak zdůrazňuje Adam Bárta, je k tomu ale důležitý otevřený přístup firmy a podpora vedení.

„Podle mého názoru kvalitní obchodník dnes nenastoupí do firmy, která nesleduje data, neví, jaké má cíle, ani kdo je její ideální zákazník a na koho se soustředí. Obchodník totiž musí vědět, co se od něj očekává, co je v záplavě úkolů důležité a do čeho se mu vyplatí investovat energii. Poté už záleží na něm, jak s tím naloží a svou práci si naplánuje,“ vysvětluje.

Plánování musí fungovat nejen u obchodníků individuálně, ale také na úrovní týmů. Obchodní manažer je zodpovědný za to, aby všichni znali své cíle, aby nikdo nebyl přetížený a někdo jiný zase jen nedělal podpůrnou administrativu pro další.

O správném nastavení cílů jsme psali v samostatném článku.

Tipy, jak na time management a jak zvýšit svou produktivitu

Internet je plný rad, jak ovládnout time management. Podle Adamových zkušeností to ale často vede k tomu, že jsme jimi přehlcení, snažíme se najít tu pravou místo toho, abychom to prostě zkusili.

Doporučuje začít v těchto 3 krocích:

1. Udělejte si přehled ve svých úkolech

„Všichni máme tendenci nosit úkoly v hlavě – soukromé i pracovní. Prvním krokem k lepšímu řízení času je hodit vše tzv. na papír,“ říká. Papírem se myslí jedno místo, například aplikace na „To Do“ listy. Adamovi se osvědčil třeba Todoist či Notion.

Tento krok vám pomůže získat lepší přehled o tom, co vás čeká, a s čistou hlavou se zamyslíte nad dílčími kroky. „Pokud si úkoly nerozdělíte časově, může se stát, že plánovaný denní rozvrh nebude vůbec reálný,“ varuje Adam.

2. Časově si ohraničte úkoly

Pouhý seznam úkolů vás může zahltit. U každého úkolu si proto promyslete a vyznačte, kolik času vám zabere. Pomůže vám to realisticky odhadnout, co za den můžete stihnout.

3. Prioritizujte úkoly

Největším nepřítelem produktivity je nerozhodnost, co dělat jako první. Když máte přehled o všech svých úkolech, snadno jim přiřadíte priority. „Každý den by měl obchodník začít s jasně definovanými prioritami. Co je nejdůležitější? Co mi přinese největší hodnotu?“ ptá se Adam.

Když si to shrneme:

• nejdříve si vypište všechny úkoly, které potřebujete provést k naplnění cílů,
• popřemýšlejte, kolik času vám zaberou,
• podle priorit si je naplánujte do kalendáře a postupně je plňte.

Zvažte i to, kdy se vám nejlépe pracuje. Pokud víte, že máte nejvíc energie ráno, naplánujte si na tu dobu blok hluboké práce na nejdůležitějším úkolem dne. Odpoledne pak můžete trávit spíše méně náročnými administrativními úkoly, jako je třeba vyřizování e-mailů.

Další nástroje pro zvýšení produktivity

Už jsme zmínili kalendář a aplikace na to-do listy. Nástrojů, které vám pomohou zvýšit produktivitu, je ale víc. Zahrnout sem můžeme všechny aplikace, které šetří čas, automatizují rutinní úkoly, zjednodušují obchodní a jiné procesy a usnadňují komunikaci.

• Nástroje pro projektové řízení jako Freelo či Asana usnadňují plánování a rozdělování práce v týmu. Každý má díky nim přehled o cílech projektu, milnících a důležitých termínech. 
• Nástroje pro plánování schůzek oceníte vy i vaši klienti, když místo telefonátů a e-mailových diskuzí jednoduše vyberou časový slot v kalendáři a rezervují si váš čas. Dobře fungují Calendly, Cal.com nebo třeba Doodle.
• Nástroje na sledování času jako Toggl nebo Clockify zaznamenávají odpracovaný čas a můžete díky nim vyhodnocovat svou produktivitu.
• Nástroje pro komunikaci jako Slack usnadňují komunikaci v týmu, s nástroji Meet, Zoom či Microsoft Teams si dáte online call odkudkoliv.
• CRM systémy jako náš RAYNET pomáhají obchodníkům mít všechna data na jednom místě a řídit vztahy se zákazníky.

RAYNET CRM představuje Adam v jednom ze svých videí. V těch dalších hodnotí i jiné nástroje pro zlepšení produktivity a na svém YouTube kanále sdílí spoustu dalších užitečných tipů.Co ještě pomáhá s obchodnickou produktivitou

Delegujte a využívejte automatizaci

Propojte své CRM s nástroji a nastavte automatizaci, která za vás pošle e-mail, naplánuje schůzku, nebo vytvoří nabídku. Práci vám usnadní také šablony pro úkoly, které děláte opakovaně.

Některé úkoly robot nezvládne, ale mohou vám s nimi pomoct kolegové. Pokud máte všechna data uložená v CRM, najdou tam vše, co k práci potřebují, a nebude pro ně problém za vás úkol převzít.

Naučte se říkat ne

S tím souvisí druhá rada – nepřebírejte všechny úkoly, které na vás spadnou. Pomoc kolegovi je věc jedna, připravovat se o energii kvůli úkolům, které nechce dělat nikdo jiný, je věc druhá.

Řada obchodníků má také pocit, že musí být pořád na příjmu, aby jim nic neuteklo. Naučte se alespoň na chvíli vypínat notifikace a upozornění a nenechte se rozptylovat neplánovaným telefonátem. Když přijmete telefonát, který zrovna nehoří, zapište si jeho obsah a vraťte se k tomuto úkolu později.

Vyhněte se multitaskingu

Není důležité zvládat víc činností naráz, ale dělat každou z nich pořádně. Když se snažíte dělat všechno v jednu chvíli, jen tříštíte pozornost, klesá vám produktivita, úkol vám zabere o to delší dobu a ještě se zvyšuje riziko, že uděláte chybu.

Odpočívejte

Kromě úkolů si plánujte čas i na oddech. Ať už to bude přestávka na kávu, krátká procházka, nebo čas, kdy zaklapnete počítač a užijete si volný večer bez práce. Když naberete sílu, úkoly vám půjdou o to lépe a rychleji.

Plánujte chytře. A hlavně začněte

I když jsme se o to snažili, na time management neexistuje přesný návod. Vyžaduje hodně zkoušení a vytrvalost.

„Někomu funguje vyhradit si jeden den pro meetingy, další pro navolání, třetí pro tvorbu nabídek. Někdo zase pracuje s biorytmem a uvažuje, jaké úkoly se mu budou dobře plnit dopoledne a jaké odpoledne. Co bude fungovat vám, je jen na vás. Klidně se podívejte, jak to dělají ostatní a inspirujte se, ale hlavně to sami zkuste. Po dvou týdnech uvidíte, co vám funguje a co musíte ještě změnit,“ radí Adam Bárta.

Time management stojí za to ovládnout. Obchodníci, kteří dobře plánují a soustředí se na důležité aktivity, dosahují lepších prodejních výsledků i lepšího work-life balance. Zlepšení time managementu tak není jen o momentálním zvýšení produktivity, je to investice do dlouhodobé úspěšnosti obchodníka i celé firmy.

Chcete rozproudit své obchody i jinak? Mrkněte i na naše další tipy pro obchodníky.