CRM sice umí rychle zpřehlednit a nakopnout váš obchod, ale musíte ho k tomu popostrčit. Proto první hodiny po pořízení CRM věnujte důkladnému nastavení, abyste si obchodní procesy vyladili tak, jak to váš byznys potřebuje. V článku probereme, co by měl v nastavení CRM podniknout admin, obchodníci nebo manažer. Vše si ukážeme na příkladu našeho Raynet CRM.
Nejprve se v CRM zorientujte
Správně nastavit CRM, které jste právě nainstalovali, je jako hledat restauraci v hotelu, ve kterém jste se právě ubytovali. Potřebujete rady personálu a jasné instrukce k tomu, abyste se zorientovali.
Takže než se pustíte do zatrhávání checkboxů v nastavení, projeďte si onboardingový manuál. Každé CRM ho řeší různě, některá mají video tutoriály, jiné textové návody, robustnější řešení vyžadují školení. V Raynetu zbožňujeme jednoduchost, takže se v CRM zorientujete za jedno odpoledne. Pomůže vám s tím video série Jak začít s Raynetem, kde vás v šesti videích provedeme všemi nejdůležitějšími funkcemi.
Takže až budete mít přehled, jak v novém CRM fungují kontakty, leady, obchodní případy nebo kalendář, můžete se pustit do nastavování.
První, co by měl nastavit administrátor
Abyste v novém CRM pokračovali přesně v tom bodě, kde jste u minulého řešení skončili, importujte do systému svá stávající obchodní data. Do Raynetu importujete klienty, leady a produkty jednoduše pomocí XLS šablony. Jestli potřebujete importovat i složitější data jako obchodní případy (zakázky) nebo aktivity z kalendáře, můžete využít API nebo pomoc integrátora.
Tip: Do Raynetu můžete obchodní případy importovat jako leady a poté je převést na obchodní případy. Díky tomu nemusíte sahat po složitějších způsobech importu.
A teď pár základních nastavení, které by měl administrátor probrat s obchodními manažery a vyladit je v systému podle jejich představ:
Uživatelská práva – Ať nejsou obchodníci v CRM zahlcení velkým množstvím dat a systém odpovídá vašim interním bezpečnostním pravidlům, nastavte uživatelům pomyslné mantinely. Určete, k jakým datům budou mít přístup obchodníci, manažeři, CEO a každému uživateli tuto roli přiřaďte.
Volitelná pole – Některá CRM jako právě Raynet jsou ohebná a spoustu prvků si v nich vyladíte podle sebe. U klientů a obchodních případů si nastavte volitelná pole, do kterých si můžete vkládat další informace nad rámec těch běžných, jako je kontaktní adresa nebo telefon. Třeba klientovy koníčky.
Povinně vyplnitelná pole – Díky tomuto kroku se vyhnete nedostatku informací. U klientů nebo obchodních případů nastavíte, které údaje musí obchodníci při zakládání vyplnit. Takže už se třeba nestane, že zaevidujete nového klienta, ale nebudete vědět, jak ho kontaktovat, protože obchodník nevyplnil telefon.
Obchodní nástěnka – Nástěnka, dashboard nebo homepage. Jinými slovy to první, co uvidíte po přihlášení do CRM. Nástěnku vylaďte tak, aby uživatelé hned poznali, jak se vašemu obchodu daří, a měli po ruce nejpoužívanější funkce. Třeba v Raynet CRM doporučujeme na nástěnce zobrazit:
- Rozcestník – pro rychlý přístup k dokumentům, analýzám a směrnicím,
- Oblíbené položky – záznamy, které si uživatelé označí hvězdičkou pro rychlý přístup na jednom místě,
- Přehled aktivit – základní přehled o úkolech a termínech z kalendáře,
- Svátky klientů – důležitá výročí u klientů,
- Online uživatelé – pro lepší spolupráci uvnitř týmu.
Šablony dokumentů – Nastavte šablony nabídek, smluv a dalších dokumentů tak, aby je měli obchodníci předvyplněné a upravené podle svých potřeb.
První, co by si měli nastavit obchodníci
Stejně jako u jiných pracovních nástrojů si můžou uživatelé vyladit CRM tak, aby se jim v něm dobře pracovalo. Upravte si například:
- notifikace (o jakých aktivitách v CRM chcete být informováni),
- e-mail (propojte si váš e-mailový účet a pište e-maily přímo ze CRMka),
- kalendář (co a v jaké podobě v něm chcete vidět),
- rozhraní (v Raynetu si například můžete nastavit sloupce, které chcete vidět, a jejich pozici),
- filtry (například pro vyfiltrování spících zakázek, aby se je obchodníci pokusili rozhýbat).
Hned poté doporučujeme, ať si každý obchodník přichystá data ke svým klientům a obchodním případům, například takto:
- každý obchodník zaeviduje 3 až 5 klíčových klientů,
- pro tyto klienty vytvoří obchodní případy, nastaví jejich aktuální stav a zapíše obchodovaný objem,
- k těmto obchodním případům si přichystá úkoly pro další kroky (například odeslat nabídku nebo domluvit schůzku).
Díky těmto krokům vznikne v Raynetu první přehled o stavu nejdůležitějších zakázek. V dalších dnech a týdnech pak můžeme stejným způsobem zaevidovat i zbylé klienty a zakázky.
První, co by si měli nastavit manažeři
V roli obchodních manažerů (případně u menších firem lidí ve vedení) je, aby do CRM promítli obchodní proces tak, jak ho má firma nastavený. Výrobní firma totiž využije jiné workflow než realitka nebo finanční poradci.
Obchodní proces nastavte v CRM například podle toho:
- na jaké fáze dělíte svůj obchodní proces,
- jak segmentujete své klienty,
- zda u nich škatulkujete i kontaktní osoby,
- jaké chcete rozlišovat důvody neúspěšného obchodu, abyste se k nim mohli ve vhodné chvíli vrátit,
- zda chcete v systému dělit objednávky z e-shopu a z přímého prodeje,
- nebo zda nastavíte odlišné obchodní procesy pro různé týmy, jako je obchod, realizace nebo servis.
Důležité je, abyste svůj obchodní proces nastavili jako frontu úkolů, které na sebe navazují. Takže například oslovení leadu, schůzka, nabídka, podpisy smlouvy. Obchodníci tak na nástěnce na první pohled uvidí, co je potřeba udělat s každou zakázkou, aby ji posunuli dál.
Jako manažeři si také důkladně projděte analytické nástroje. V Raynetu jsou k dispozici v záložce Analýzy, kde najdete spoustu šablon, pomocí kterých můžete své obchodní výsledky analyzovat. Stačí, když si označíte hvězdičkou ty, které jsou pro vás relevantní, ať se k nim kdykoliv snadno prokliknete z nástěnky.
V Analýzách najdete například:
- rozbor jednotlivých fází obchodu,
- výsledky podle obchodníků,
- predikce obchodních výsledků,
- analýzu klientů dle jejich obratu,
- geografickou mapu leadů.
První hodiny s CRM máte za sebou. Co v následujících dnech a týdnech?
Jakmile máte splněné všechny zmíněné nezbytnosti, můžete první dny a týdny s CRM využít k poznávání dalších vychytávek, ať ze systému vymáčknete maximum a zpříjemníte si co nejvíc obchodních aktivit.
Nastavte si automatizace
V Raynetu máte k dispozici desítky předpřipravených automatizací, které převezmou pod svá křídla rutinní činnosti, nebo si můžete vytvořit i vlastní. Můžete automatizovat například:
- upozornění na nový lead,
- vytvoření úkolu u nového leadu,
- založení follow-upu ke schůzce,
- vytvoření obchodního případu
- nebo třeba upozornění na expiraci smlouvy.
Každá jedna automatizace ušetří obchodníkům cenný čas, tak je omrkněte.
Stáhněte si mobilní appku
Jakmile se rozkoukáte v klasické verzi CRM, stáhněte si také mobilní aplikaci. Například Raynetí aplikaci jsme doplnili o spoustu vychytávek, které pomůžou obchodníkům v terénu, třeba:
- volání, SMS a e-maily přímo z adresáře klientů,
- navigace za klienty,
- nahrávání fotek a hlasových poznámek
- nebo zakládání kontaktů pomocí skenování vizitek.
A kromě těchto funkcí máte v mobilní aplikaci odkudkoliv přístup ke všem důležitým klientským údajům. Takže si třeba po cestě na schůzku osvěžíte vše, co máte s daným klientem za sebou.
Propojte CRM s dalšími nástroji
Jestli kromě CRM používáte například i fakturační systém, nástroj na hromadné rozesílky nebo třeba nástroj na projektové řízení, zvažte jejich propojení s CRM. Zbavíte se tím ručního přepisování dat mezi systémy a přímo z CRM vyřídíte akce, kvůli kterým byste se museli přihlašovat do jiných nástrojů.
Všechny nástroje, se kterými Raynet snadno propojíte, najdete tady.
Ozkoušejte si další vychytávky systému
V Raynetu je pro nás uživatelská přívětivost na prvním místě, takže v CRM postupně objevíte spoustu větších či menších vychytávek, které vám obchodní procesy zjednoduší. Na spoustu z nich vás upozorní tipy v rozhraní systému, jiné vám prozradíme v nápovědě od zákaznické podpory.
Vyzkoušejte si první hodiny nanečisto
Stejně jako u většiny firemních nástrojů, i u CRM se vyplatí ho nejprve nezávazně vyzkoušet. Výhodou je, že většinu výše popsaných kroků zvládnete už v tuto chvíli. Jakmile si CRM pořídíte, část z nich už budete mít hotovou.
Začněte třeba s vyzkoušením Raynetu. Zkoušet ho můžete zdarma po dobu 30 dní a ani kvůli tomu nikde nevyplňujete číslo karty.
